|
Sakshandsamar er medansvarleg for at arkivet til ei kvar tid er ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.
Sakshandsamar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeider med blir arkivert. Dokumenta i ei sak skal haldast samla – og det skal vere samsvar mellom dokumenta som inngår i eit saksnummer i sak-/arkivsystemet.
Sakshandsamar skal difor:
· Dagleg søkje fram innboks og restansar i sak-/arkivsystemet.
· Kontrollere at mottekne dokument er registrert i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
· Kontrollere at alle sidene er innskanna korrekt i kvart dokument.
· Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som ikkje er offentlege.
· Ha ansvaret for at brev, telefaks, sms og e-poster som kjem direkte til sakshandsamar blir journalført i sak/arkivsystemet. Det kan lagast skriftlege avtaler om at personleg adressert post kan opnast av arkivtenesta.
· Sakshandsamar må sikre at mottekne e-postar kan handsamast også ved fråvær over lengre tid.
· All sakshandsaming skal skje i kommunen sitt sak/arkivsystem eller fagsystem. Absolutt ingen kommunale dokument skal lagrast i personlege filer/mapper.
· Sakshandsamar har løyve til å omfordele eigne saker og journalpostar til andre i eigen eining.
· Sakshandsamar har, der det er papirbasert arkiv, ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er til handsaming, og ansvar for at saksmappa vert rydda for arkivuverdig materiale.
· Sakshandsamar kan ikkje låne arkivmateriale vidare til andre utan at dette blir registrert av arkivet.
· Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgåande brev.
· Før ein tilsett sluttar plikter han/ho å gå gjennom sine restansar og informere leiar om ubesvarte saksdokument.
|