Saksbehandlers behandling av saksmapper

Saksbehandlers behandling av saksmapper

Sak opprettet etter 01.01.2012 skal ikke ha saksmapper i papir. Saksmapper opprettet før den tid skal ha følgende prosedyre:

I sin daglige behandling av saksmapper bes saksbehandlere om å følge disse sutinene:

• Arkivpersonalet har ikke ansvar for å rydde i saksmappen for saksbehandlere. Det er det saksbehandler selv som har ansvar for dette.
• Postmottak åpner post, lager saksmappe og skriver på saksbehandler.
• Saksmappen blir levert saksbehandler for behandling.Saksbehandler behandler saken. Rydder saksmappen slik: Dokument nr.1 skal ligge nederst i saksmappen og siste dokument øverst. (gjelder inn- og utgående post). Når saksbehandler oppretter ny mappe (sak), skal alle dokumenter ligge i (følge) saksmappe. Det skal alltid være k-kode på saksmappen.
• Det skal kun ligge originale dokumenter i saksmappen (ingen kopier). Saksmappen skal være ryddet og ryddig før den blir levert til arkivering. Alle utgående dokumenter skal være underskrevet.
• Når dokumentet er ferdig behandlet, eller når det er klart til arkivering skal saksbehandler gå inn og sette dokumentstatus til etterretning (TE) eller besvart (BE). (Gå til Flere valg – uavskrevne dokumenter og velg TE).
• Saksmappene skal ikke oppbevares på kontorene i lengre tid, maks en uke.

Er det noen spørsmål angående dette: Spør oss i fellestjenesten.!