| Oppretting av personalmapper Hver ansatt skal ha en arkivsak i ESA. I 1. linje i sakstittelfeltet skal det står "personalmappe". I linje to skal det stå navnet , og i merknadsfeltet fødselsdatoen (6 siffer uten mellomrom eller tegn) til den ansatte. Saken opprettes i arkivdelen "PERS". Saksansvarlig er avdelings/etats-leder. Saken graderes med "P1" og unntas offentlighet etter offentleglova § 13 1.ledd jf. forvaltningsloven § 13. 1.ledd nr. 1. Klasseres med K-kode 420. Dokumenter i personalmappen Personalmappa dokumenterer den tilsette sitt arbeidsforhold og skal innehalda følgjande dokument som skal skannes og registreres: Enkelte journalposter kan kreve en høyere gradering (AKAN-, disiplinærtiltak) og enkelte kan avgraderes (oppsigelse).
- Søknad med CV (overført frå tilsettingssak)
- Attester og vitnemål
- Signert tilsettingsbrev / arbeidsavtale
- Ev. annen dokumentasjon som der er krav om i stillingen (politi-, legeattest)
- Erklæring om taushetsplikt
- Ev. innmelding/korrespondanse med NAV
- Pensjonsforhold
- Dokument vedkommende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk
- Dokumentasjon av permisjoner uten lønn (med ansiennitetstap) - søknad og vedtak
- Dokument angående foreldrepermisjon (søknad og vedtak)
- Dokumenter vedkommende ev. særavtaler, godtgjørelser, stipend
- Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring
- Dokument vedrørende helseforhold
- Ev. AKAN-tiltak (journalposten graderes med "S")
- Ev. særskilte arbeidsavtaler, for eksempel tilpassa arbeid og attføring
- Ev. disiplinærtiltak (journalposten graderes med "S")
- Dokument vedkommende ev. tildelte hederstegn
- Div. korrespondanse som vedkommer arbeidsforholdet
- Oppsigelsessbrev/brev om oppsigelse/ev. korrespondanse
- Sluttattest / tjenestebevis
Personalmappen skal bevares. Politiattest for ansatte i skole, barnehager, omsorg og lignende skal registreres av Fellestjenesten ved å opprette et notat i sak/arkiv-systemet der det blir notert når den er datert og når den er mottatt. Er det merknader på attesten, må det noteres her. Deretter blir attesten makulert. Politiattester til ansatte i barnevernet skal imidlertid skannes og registreres i personalmappen. Dokumenter som oppbevares utenfor personalmappen Denne typen dokumentasjon skal ikkje registrerast i ESA, men stemplast ved mottak. Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsavgrensa interesse og som derfor ikke er nødvendig for å dokumentere den enkelte sitt arbeidsforhold, skal oppbevarest utenfor personalmapper. Dette kan oppbevarest særskilt i permer og lignende. Dette gjelder dokumenttyper som:
- Permisjoner uten ansiennitetstap (velferspermisjoner) - kan kasseres etter 10 år
- Ferier (fraværs-ringperm) - kan kasseres etter 10 år
- Tjenestereiser, reiseforskudd (lønns-ringperm) - kan kasseres etter 10 år
- Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor (eigne lister) - kan kasseres etter 10 år
- Egenmeldinger og sykemeldingar (fraværs-ringperm) - kan kasseres etter 10 år
- Skattekort (egen ringperm) - kasseres etter behov
- Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver (egne lister/ringpermer) - kan kasseres etter 10 år
- Lønnsbilag: f.eks. fraværslister - kan kasseres etter 10 år
- Timelister, overtidslister - kan kasseres etter 5 år
- Lønnstrekk til fagforeining (lønns-ringperm) - kan kasseres etter 10 år
- Godtgjørelse for bruk av bil og/eller telefon (lønns-ringperm) - kan kasseres etter 10 år
- Medlemslister til pensjonskassen (egne lister) - kan kasseres etter 10 år
Personaldokumentasjon på lønningskontoret Det er andre regler for enkelte av disse dokumentene på lønningskontoret:
- Lønns- og trekkoppgaver - bevares
- Timelister (stillinger med timebasert lønn) - bevares
- Lister til pensjonskasser (f.eks. KLP) - bevares
- Divsere lønnslister (banklister, lønnsjournaler, endringslister, kontosammendrag, trekklister, skatt/arbeidsgiveravgift) - kan kasseres etter 3 år
- Lønnsslipper - kan kasseres etter 10 år
- Sykemeldinger (ikke egenmeldinger) - kan kasseres etter 10 år
- Lønnsbilag - kan kasseres etter 10 år
Annet Kassasjon kan bare skje etter reglene i rekneskapsforskriftene eller arkivloven og arkivforskriften.
|