Ny postrutine - helelektronisk arkiv

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

MOTTAK (Tilbake)

Postbud

1

All post til sentraladministrasjonen, ordfører, kultur- og næringsetaten, landbruksavdelingen, skole og barnehageetaten, teknisk etat og helse- og omsorgsetaten, økonomietaten, sosial og Navavdelingen leveres til arkivpersonalet i sentralbordet.

Arkiv

Elektronisk post (e-post) skal gå gjennom et sentralt e-postmottak ( post@boe.kommune.no), slik at sakspost/arkivverdig materiale blir registrert i ESA.

Saksbehandler

Personlig levert post. Dersom saksbehandler mottar sakspost (brev eller e-post) personlig, er det saksbehandlers ansvar at denne blir levert umiddelbart til arkivet for registrering i postjournalen/ESA.

Alle

Telefaks. Alle som mottar arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til arkivet for registrering.

ÅPNING OG SORTERING (Tilbake)

Arkiv

2

Personlig adressert post og personlig adressert e-post, samt post til politiske partier leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, følges retningslinjene som under personlig levert post.

3

All resterende post åpnes. E-post blir åpnet og evt. bekreftet mottatt, og følger vanlige rutiner for registrering/ tilknytting til (ny) sak i ESA. Byggesaker og andre saker som har mange vedlegg skannes og tilknyttes saker. Byggesaker leveres saksbehandler i gul plastlomme.

4

Hastesaker og arkivverdig telefaks kopieres og kopien leveres til rette vedkommende. Originalen registreres og følger vanlig postgang.

5

Arkivuverdig post skilles ut og datostemples. Hvis tvil om dokumentene er arkivverdige påføres «vennligst returner til arkivet dersom arkivverdig». Legges ved øvrig post til gjennomsyn.

6

Gradert post som skal beskyttes av sikkerhetsmessige eller andre grunner behandles i henhold til gjeldende retningslinjer for dette, jfr sikkerhetsinstruksen.

7

Feilsendt post returneres eller sendes rette vedkommende.

REGISTRERING OG GJENNOMSYN (Tilbake)

8

Stempler alle papirbaserte dokumenter som skal registreres

9

Dokumentene registreres i journalen med:

• Dato for journalføring
• Saks- og dokumentnr.
• Avsender/mottaker
• Dokumentinnhold
• Brevets dato
• Arkivkode

10

Påfører dokumentene journaldato, arkivkode, saks- og dokumentnummer og saksbehandler i stempelrubrikkene.

Rundskriv som er nødvendige vedlegg i en sak stemples og registreres på vanlig måte.

11

Gjenopptatt sak: Dersom dokumentene tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode endres sakens status fra Avsluttet til Under behandling i elektronisk journal.

12

All innkommen post, leveres til administrativ leder for gjennomsyn.

Leder

13

Påfører dokumentene hjemmel (paragraf) for unntatt offentlighet. Evnt. endre saksbehandler.

14

Etter gjennomsyn leveres posten tilbake til arkivet.

Arkiv

15

Fordeler posten til respektive personer. Endre saksbehandler og evnt. påfører paragraf for unntatt offentlighet.

16

Aviser, tidskrifter, brosjyrer, etc. som ikke er adressert til person, legges på anvist sted til gjennomsyn/sirkulasjon.

17

Tilgangsbegrensning og unntatt offentlighet: Det er leder som har ansvar for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og hvilke tilgangsbegrensninger de ulike brukergrupper skal ha til dokumentet.

Arkiv

18

Utarbeider offentlig postliste til kommunens informasjonstjeneste og massemedia.

19

Gjenopptatte saker fra siste periode hentes fram fra arkivet.

SKANNING (Tilbake)

Arkiv

20

Etter at et dokument er registrert i sak/arkivsystemet kan det knyttes ulike typer elektroniske filer til registreringen. Skanning er den vanligste måten å knytte innkommet elektronisk dokument opp mot registreringer i sak/arkivsystemet. Dokumentene i skannebunken er adskilt med strekkodelapp. Hvert skannet dokument knyttes til en journalpost (journalnr.) Etter at registreringen er lagret sjekker en om lagringen har vært vellykket på følgende måte

21

Hent fram aktuell arkivsak.

22

Se om journalposten har et PDF-symbol som kan åpnes.

23

Dokumentene som er skannet inn i sak/arkivsystemet er nå tilgjengeleg for alle som har tilgang til det.

24

De originale papirdokumentene fordeles til de som trenger de som bilag. Resten settes i permer på arkivlederes kontor. Nye dokument i gamle saker skal knyttes til eksisterende sak. Ny sak må opprettes der det ikke finnes fra før.

25

Produser postliste. En versjon med inngående post på papir som brukes til kontroll, og en med både inn- og utgående post til hjemmesida.

SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE (Tilbake)

Saksbehandler

26

Kontrollerer at riktig saksbehandler, arkivkode og evt. gradering og unntatt offentlighet er ført på dokumentene. Eventuelle endringer meldes arkivet som retter i journalen.

Saksoverføring: Dersom saken ønskes overført til annen saksbehandler skal arkivet ha beskjed og retter dette i journalen.

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokument med følsomme opplysninger mot innsyn fra uvedkommende under saksbehandlingsprosessen.

27

Dokument som ikke krever skriftlig svar til arkivet avskrives i ESA (TE = til orientering eller TLF= besvart pr. telefon)

28

Henter fram eksisterende sak ved saksbehandling i elektronisk sak/ arkivsystem.

29

Det er kun arkivet som kan opprette saker i Sak/arkiv-systemet. Arkivet setter på arkivkode, men saksbehandler sjekker om arkivkoden er korrekt.

Dernest registreres utgående dokument i journalen med:

• Dokumentets dato
• Saksbehandler
• Adressat
• Innhold
• Evt. gradering og unntatt offentlighet.

30

Ferdigstiller dokument. Ved elektronisk registrering endres dokumentstatus i journalen til F (ferdig fra saksbehandler), eller E (ekspedert). Enkelte dokumenter vil det være nødvendig å sende til leder for godkjenning før ekspedering.

31

Leverer dokument som skal underskrives av andre til underskriver.

32

Bestemmer forsendelsesmåte: e-post, SvarUT eller brev som sendes i vanlig postgang/leveres

33

Skal brevet sendes med post, legges originalen i konvolutt og i kurv for frankering.

34

Rensing: Det er saksbehandlers ansvar at saksmapper før 2012 er renset for binders, kladdenotater og annet arkivuverdig materiale. Og mappens dokumenter skal ligge etter dokumentnummer, (1 nederst).

35

Saker skal returneres til arkivet umiddelbart etter ferdigbehandling. Etter 01.01.12 skal ikke arkivet motta saksmapper i papir lengre.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV (Tilbake)

Arkiv

36

Betjener arkivet og erstatter utlånt saksmappe med riktig utfylt utlånskort, (husk: år/dokumentnummer).

Bare/kun saksmapper og ikke enkeltdokument lånes ut.

Saksbehandler

37

Leverer utlånt saksmappe tilbake til arkivet snarest mulig etter ferdigbehandling. Sakens dokumenter skal holdes samlet og utlånt saksmappe må aldri deles. Sammenblanding av materiale i utlånte saker skal ikke forekomme.

Dersom utlånte saksdokument overdras til andre skal arkivet varsles og registrere dette.

ARKIVLEGGING (Tilbake)

Arkiv

38

Oppdaterer journalen.

Avskriving: Alle inngående brev skal avskrives med kode, eller besvares med utgående brev.

Saker avsluttes ved at sakens status settes til F (Ferdigbehandlet, kan avsluttes)

Alle/Arkiv

39

Etter 01.01.2012 skal det ikke lages kopibøker.

40

Kontrollerer ferdigbehandlet saksmappe og fjerner overflødige kopier.

Ved elektronisk journalføring kontrolleres det med journalen at sakens dokumenter stemmer overens med registreringene.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER (Tilbake)

41

Offentlig journal blir lagt ut på kommunens nettside.

47

Restanselister på hver saksbehandler tas jevnlig ut, (min. en gang pr. kvartal). Listene sendes saksbehandler til oppfølging. (Sendes også rådmann til informasjon.)