Glemt Passord?

Arkivsøk i Elements - kvalitetskontroll

Arkivsøk i Elements - kvalitetskontroll

 

Postliste kontroll, EDF - Elektroniske dokumentforsendelser (SvarUt), SvarInn og Signerte dokumenter har egne rutiner.

Status M:

Dokumenter som er midlertidig registrert av arkivet, og dokumenter fra eksterne fagsystem (eks Husbanken og landbruk) som havner i riktig sak i Elements

  • Dokumentene kontrolleres (det kan være aktuelt å endre på «innhold») og journalføres.
  • Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Status S:

Dokumenter som er registrert av saksbehandler

  • Dokumentene kontrolleres og journalføres
  • Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Til journalføring – I, N, X (Inngående brev, internt notat med oppfølging, internt notat uten oppfølging):

  • Sjekk at dokumentet er på riktig sak
  • Sjekk tittel i hht til regler
  • Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
  • Sjekk at dokumentet er lesbart
  • Sjekk at evt vedlegg er med og at de er lesbare
  • Sjekk at evt kopimottakere er satt på
  • Journalføringsdato får automatisk dagens dato

Til journalføring – Status E:

Journalposter som er ekspedert via Generell digital forsendelse, epost, signeringsoppdrag, papirpost, eller levert i hånden, får status E-Ekspedert. Manuell rutine for papirpost og levert i hånd.   

  • Alle journalposter eldre enn 1 dag (forgårs) skal journalføres
  • Dokumentene kontrolleres og journalføres
  • Alltid endre journalføringsdato til dagens dato

Saker til omfordeling:

Dokumenter som mangler saksbehandler

  • Påfør saksbehandler

Journalposter til omfordeling:

Dokumenter som mangler saksbehandler

  • Påfør saksbehandler

Ufordelte notater:

Interne notater med og uten oppfølging, X- og N-notat, hvor intern mottaker og kopimottaker er ufordelt til saksbehandler, kun satt på administrativt nivå. Påfør saksbehandler eller slett ufordelt mottaker.

Journalposter - ufordelte kopier - kun fordelt til avdeling:

Gjeler alle dokumenttyper. Kun virksomhet/avdeling er satt som kopimottaker og blir da kun fanget opp i lederens søk "Avdelingens ufordelte brev - kopi til avdeling". Det er usikkert hvor ofte leder følger opp dette søket og arkivet bør derfor kontakte saksbehandler og spørre hvem som skal være kopimottaker. Må være navn på saksbehandler(e).

Status G:

  • Kontroller at journalposten har dokumentflyt tilknyttet seg, slik at den som skal vurdere godkjenning får det opp i søket sitt.
  • Kontroller at journalpost er fordelt til saksbehandler, ikke bare administrativ enhet. 
  • Dokumenter som er eldre enn 3 måneder følges opp. Kontakt saksbehandler for å høre hva som skal skje med dokumentet, - skal det ferdigstilles/journalføres, utgås eller annet.

Ikke publiserte journalposter:

Alle journalposter skal publiseres i postjournalen.

  • Dersom det havner journalposter i dette søket settes det en hake i feltet Publisert på journalpostnivå

Ikke publiserte saker:

Alle saksmapper skal publiseres i postjournalen.

  • Dersom det havner saksmapper i dette søket settes det en hake i feltet Publisert på saksnivå.

Saker til kontroll (Status R)

Reserverte saker: Dette er saker som saksbehandler har opprettet

  • Sjekk at det er behov for ny sak
  • Sjekk tittel i henhold til regler
  • Sjekk tilgangskode med/hjemmel og riktig skjerming (tittel, avs/mot, f.nr)
  • Sjekk/påfør arkivkode
  • Sjekk at der er riktig arkivdel (vær OBS på arkivdeler med nesten like navn)
  • Endre status til B - Under behandling

Saker uten klassering:

Arkivkode påføres: Se registreringsregler for hvert enkelt fagområde. Vurder offentlighet, velg korrekt ordningsprinsipp, verdi ( f.eks K-kode/fødselsnummer/Gnr/Bnr) og beskrivelse (emne, fagområde/Navn på person/adresse). Eventuelt legg til sekundær klassering.

Saker som skal avsluttes (Status F).

  • Sjekk at det ikke er restanser eller konsepter
  • Sjekk at alle dokumenter er konvertert til arkivformat (PDFA)
  • Velg Avslutt sak (eller endre statuskode til A)
  • saker på eByggesak kan ikke avsluttes før ferdigattest er sendt ut.

 Møtesekretær følger opp følgende søk:

  • Til journalføring – saksframlegg - Journalføres når saken settes på sakslista.
  • Alle utsjekkede behandlingsdokumenter
  • Alle utsjekkede møtedokumenter

  

Resten av søkene som ligger under Arkivsøk er søk som kan være nyttig å bruke, men som ikke krever oppfølging.