Mottak, sortering og registrering av post

Mottak, sortering og registrering av post

Postmottak

All post skal sendes Felles postmottak.

Post fra ytre enheter sendes daglig til Rådhuset (felles postmottak)

Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (elektronisk post, skjema, innskannede dokumenter, papirdokumenter osv.) Postmottaket har ansvar for post fra følgende organ:

- postmottak@meraker.kommune.no

- Brev levert fra Posten

- SvarInn

- Import av e-poster fra saksbehandlerne

Elektronisk post og papirpost skal vurderes etter de samme kravene.

Mottak av e-post - retningslinjer finner du her.

Mottak av e-skjema - under arbeid

Se eget dokument

Utlegging av offentlig postjournal

Legges ut på hjemmesiden kl. 2400,  3 virkedager etter journalføring.  Dette for at arkivet skal ha tid til å kvalitetssikre journalen. 

Post i fagsystemene føres i sine respektive systemer av ansvarlig journalførende enhet. Postjournal fra fagsystemene legges ut på nett først når de implementeres med ePhorte.

Åpning / sortering

Grovsortering

Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post.

Arkivverdig post

Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon.

Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger-/rapporter fra andre offentlige institusjoner (utgiver registrerer og journalfører 1 eks) utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19

Saksbehandler skal ha tilgang til å kunne opprette private mapper (SGK). Det vil si dokumenter som ikke er arkivverdig (private dokumenter som saksbehandler kan ha behov for i forbindelse med egen saksbehandling).

Leder skal ha tilgang til å kunne opprette sine egne private SGK-mapper og avdelingens SGK-mapper (ikke-arkivverdige dokumenter som har informasjonsverdi for enheten/virksomheten).

Arkivtjenesten skal ha tilgang til å kunne opprette SGK-mapper for seg selv, virksomheten og felles for hele organisasjonen.

Informasjonspost/fagrelatert post er ikke arkivverdig materiale. Det som ikke er ført i sektorens eller organisasjonens mapper (SGK) kan gå til sirkulasjon.

Møteinnkallinger/møtebøker/referater (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks), egenmeldinger/sykmeldingerkvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Feiladressert post

Returneres uåpnet til Posten.

Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser

Konvolutt påføres dato og klokkeslett. Anbudet blir levert uåpnet til saksbehandler.

Saksbehandler skal levere anbudene til registrering etter anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning.

Ved registrering sjekk om journalposten skal registreres med tilgangskode med hjemmel i off.lovens bestemmelser.

Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder

Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter.

Rekommandert sending

Budtjenesten har fullmakt til å hente verdipost og pakker adressert til Ørland kommune.

Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling.

Personlig post

Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler.

Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Bjugn kommune.

Unntak: Når arkivpersonellet har fått skriftlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes.

Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen.

Rundskriv

I utgangspunktet behandles rundskriv som infopost (se ovenfor).

Inngående fysiske rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet. Kun 1. side skannes og det oppgis link til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Det fysiske dokumentet sendes deretter i sin helhet til saksbehandler/enheten.

Møteinnkallinger, - referater og – protokoller

Møtedokumenter fra eksterne styre, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Ørland kommune ikke har sekretariatsansvaret.

Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling.

Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender.

Skanning av saksdokumenter

Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi snarest mulig tilgang til informasjon.

Ved skanning plasseres skilleark mellom forsendelser som utgjør en journalpost.

Innad i en journalpost kan en legge skilleark mellom hoveddokument og vedlegg. Som hovedregel skal en tilstrebe å skanne inn papirdokumenter som hoveddokument tilknyttet journalposten for å gjøre fremhenting av elektroniske dokumenter enklest mulig.

Dokumenter/vedlegg som er av et format som gjør at det ikke lar seg skanne

Dokumenter som er av et format som ikke lar seg skanne må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr Arkivloven. Vedleggene oppbevares kronologisk i samlet vedleggsarkiv for alle arkivdeler innenfor gjeldende arkivperiode, merket med egen "merkelapp" påført saksnummer etc.

• orginaldokumentet stemples og journalføres
• arkivlegges i støttearkiv for oppbevaring
• kopi sendes ansvarlig saksbehandler

Fremgangsmåte for skanning fra leverandøren skal følges både ved enkeltskanning og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• at alle sider er kommet med i hvert dokument
• at skanningen er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
• at dokumentene er skannet i PDF/A format.

Stempling

Alle inngående dokumenter som ikke skal skannes, stemples med datostempel. Saksvedlegg som ikke lar seg skanne skal stemples med eget stempel/merkes med vedleggsetikett og påføres alle journalopplysninger.

Registrering/Journalføring

I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal.

Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak.

Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen.

Alle saker klasseres med primær ordningsverdi og eventuelt sekundær ordningsverdi (for objektarkiver) (K-koder, personnummer, gårds.- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel.

Følgende opplysninger registreres:

Dokumenttype, dokumentdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumentittel og dato på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7.

Arkivtjenesten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene.

Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette.

Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonellet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført.

Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmann, leder eller den som har fått fullmakt til dette, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i ePhorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet.

Leder setter eventuell rett tilgangskode på saken/ journalposten/ dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas.

Sikkerhetskopi innskannede dokumenter:

Arkivet sørger for oppbevaring av orginalt inngående skannet dokument som en sikkerhetskopi inntil elektronisk prøveavlevering er gjennomført og godkjent av IKA-Trøndelag.

Sikkerhetskopiene oppbevares kronologisk/månedsvis i arkivboks på nærarkivet.

Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling og evt ekspedering av dokumenter

Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøreres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at evt avskrivning er utført
• at offentlighetsvurdering er gjennomført
• at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
• hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak

Det skal også kontrolleres

At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til riktig sak i ePhorte.

At ePhorte blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst.

At kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført.

Viser til registreringsregler for saks- og dokumenttittel på bestemte typer saker.

Kontroll med reserverte saker

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin deel av prosessstyringen.

Arkivtjenesten skal se til

• at offentlighetsvurdering er gjennomført, og riktig skjerming av avsender/mottaker, arkivkode, saksnummer, tittel og innhold er gjort
• at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak opprettes
• at saken er knyttet til riktig arkivdel
• at saken har fått riktig arkivkode

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker tomme

Kontroll med reserverte journalposter (konsept)

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn 14 dager med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen.

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange uaktuelle reserverte dokumenter.

Registreringsregler - se eget dokument!

 [Registreringsregler personal - 10.9.2020.pdf 150,02 kB]

Journalføring av E-post - se eget dokument!

Import og journalføring av e-skjema - se eget dokument!