|
Arkivrutinar for NAV NAV-kontoret er todelt, ein statleg del og ein kommunal del. Leiar av NAV kontoret er ansvarleg for nærarkivet og fjernarkivet på statleg nivå, og for at dei daglege arkivrutinane vert følgde. På kommunalt nivå er det arkivleiaren i kommunen som har det overordna ansvaret. Postrutinar NAV Vik har eiga adresse, og posten blir levert i postboks. Det er tilsette på det kommunale sentralarkivet som hentar posten, og legg den uopna i hylla til NAV.Personen i mottak hjå NAV hentar, opnar all post og stemplar alle dokument. Posten blir fordelt på sakshandsamarane. Dersom nokon av dokumenta skal registrerast i AcosWebsak blir desse lagt i registreringshylla på sentralarkivet. Klientpost blir ført i postjournalen i fagsystemet Socio. Dokumenta blir ikkje skanna inn i systemet, men lagt rett i klientmappa etter registrering i postjournalen. I socio blir alle dokument som gjeld klientar produsert, desse dokumenta blir og skrivne ut og lagt på klientmappa. Kvar klient har sitt eige sakskartotek, der fleire saker blir knytt til same person. Notat etter møte eller telefonsamtalar blir skrivne i Socio. Notata skal skrivast ut og leggjast på klientmappa. Alle administrative saker blir samla i perm i tillegg til i klienmappene. Dette er ei rutine som skal gjennomgåast, og eventuelt fjernast. Ei sak som gjeld busetjing startar i AcosWebsak, men blir flytta til Socio etter busetjing. Husbanken - Søknad om bustønad med vedlegg vert oppbevart i mappe på brukar i fem år etter siste utbetaling. Arkivdelar / elektroniske fagsystem Post til det kommunale NAV vert ført i arkivdelen SAK, som er ein fullelektronisk arkivdel i AcosWebsak. NAV har eiga administrasjonseining - "NAV", som skal innehalde dei kommunalt tilsette i NAV. NAV Vik brukar fleire fagsystem, men denne oversikten gjeld dei fagsystema som vert brukte på dei kommunale tenestene: NIR (nasjonalt introduksjonsregister) : her registrerar ein norsk – og samfunnsfagtimar i vaksenopplæringa for framandspråklege. Alle opplysningar om innvandrarar og flyktningar med rett og plikt til norsk- og samfunnsfagundervisning ligg i NIR. SOCIO : blir brukt til alle saker som er heimla i Lov om sosiale tenester, og som ligg i den kommunale tenestemenyen i NAV Vik. Døme: Økonomisk sosialhjelp, støttekontakt rus/psykiatri, gjeldsrådgiving, rusarbeid. Alle dokument som omhandlar klientar blir oppretta her - inngåande dokument blir ikkje skanna inn i systemet, men Socio er no godkjent som elektronisk arkivsystem, og det må vurderast om elektronisk dokumenthandtering skal takast i bruk ved NAV Vik (sjå sakshandsamar sine arkivrutinar). Ekstranettet: blir brukt til registrering av søknader om bustøtte. Søknadane blir handsama i systemet, og det blir rapportert til Husbanken. Frå systemet kan ein skrive ut rapportar over alle utbetalingar på startlån og bustadtilskot. Desse blir lagra i perm på NAV-kontoret. Klientmapper Klientmapper inneheld skiljeark/omslag, som skil mellom saksområde innanfor lov om sosiale tenester i Nav, rus og psykiatri (støttekontakt). Personalsaker Personalsaker og mapper for dei statleg tilsette blir ført i fagsystema, og arkiverte på NAV-kontoret. Personalmappene for dei kommunalt tilsette er plassert i personalskap på sentralarkivet. Personalsaker for kommunalt tilsette vert ført i kommunen sitt sak-/arkivsystem, AcosWebsak. Leiar for NAV kontoret har tilgang til mappene og sakene. Fysisk plassering av arkivet Nøkkel til arkivrommet er oppbevart i låsbart skåp. Statlege og kommunale mapper er skilde frå kvarandre. Rullearkiva sakshandsamarane nyttar, blir låste inn på arkivrommet når kontoret stenger. Avlevering Kommunale klientmapper frå NAV skal avleverast til Fylkesarkivet 10 år etter at dei har gått ut av bruk. |