|
Omsorgsektoren er delt inn i fylgjande avdelingar: 1. Sjukeheim - avdeling 1 og 2 + sekretærfunksjon 2. Rehabiliteringsavdeling - fysioterapi, ergoterapi og hjelpemiddelformidling (sjå eiga mappe) 3. Open omsorg - heimehjelp + heimesjukepleien 4. Tenesta til funksjonshemma 5. Fengselshelsetenesta 6. Psykiatritenesta Avdelingane har adskilte kontor, og har delvis eigne arkiv. Det er berre leiar for omsorgsektoren som nyttar Acos Websak. Ho handsamar dei fleste sakene til avdelinga. Kvar avdeling opprettar mappe på personar som blir brukarar på avdelinga. Personaldokument har tidlegare vorte lagra på kvar avdeling. Men desse skal no flyttast til sentraladministrasjonen, slik at me i framtida berre har ei mappe pr. tilsett. Saksdokumentasjon, som ikkje blir lagra i Acos Websak blir med jamne mellomrom overført til Vik lokalhistoriske arkiv. Det blir teke opp internt i omsorgsektoren at alle saksdokument må leverast til sentraladministrasjonen, slik at dei blir registrert i Acos Websak. Så lenge ikkje alle har tilgang til Acos, blir det oppretta sakspermar på kontora. Elektroniske system og oppgåver som blir utførte i desse 1. Gerica - pasientjournal der det bir skrive vedtak i omsorgstenesta - pasientjournalar blir ikkje skrivne ut av systemet, berre lagra elektronisk (Gerica er ikkje eit godkjent arkivsystem) - søknad om omsorgtenester blir lagra i papir, og når vedtaket blir skrive i gerica, blir søknad og vedtak sett kronologisk i perm. I tillegg blir vedtaket lagt i pasientmappa. 2. Winmed - Elektronisk system nytta av rehabiliteringsavdelinga - vanlege innbyggjarar som ikkje brukar andre omsorgstenester 3. Min vakt - elektronisk system der vaktlister blir laga - ikkje arkivverdige dokument Postrutinar Postbudet leverar internpost frå sentraladministrasjonen i posthylle ved rehab. avd, samtidig tek han med post som skal leverast på sentraladministrasjonen eller frankerast og sendast. Det er leiar/tilsett i administrasjonen som har ansvar for å sortere og fordele posten. Postrommet i 2.etg, der posthyller og kopimaskin står, skal låsast kvar kveld og kvar helg. På veggen på utsida av rommet, blir det sett opp ein postholdar, der aviser m.m kan leggjast når post/kopirommet er låst. Vederlagsdokument - vedtak og etteroppgjer - gjeld personar på langtidsopphald - dette blir ført i word, og lagra i permar - dette bør i framtida skrivast og arkiverast i Acos Websak Arkivlokale Avdelingane har godkjende og låsbare arkivskåp og skuffer. |