|
Postrutinar/ elektroniske arkivsystem/manuelle system Saksposten blir opna på sentralarkivet og registrert i Acos Websak. Post som blir levert til Vik barnehage blir opna og fordelt av styrar. Kvart år blir det oppetta eiga sak i Acos, som inneheld alle barnehagesøknader,meldingar om tildeling av plass og svar på om søkjar tek imot plassen. Dokumenta blir registrert i arkivdel SAK, som er fullelektronisk, og dokumenta blir lagra på kommunehuset i ca eitt år, før dei blir makulerte. Tidlegare vart skasdokument arkivert i barnehagen, og det vart nytta k-kode nøkkel. Dokumenta er lagt i kronologisk rekkjefylgje. Nokre av desse dokumenta er avlevert til Vik lokalhistoriske arkiv, medan det meste av dokumenta etter 2005 er lagra i hengemapper i godkjent arkivskap i Vik barnehage. Spesialpedagogiske dokument som gjeld elevar, blir registrert i eigen arkivdel (spes.ped) i AcosWebsak, og dokumentet blir sendt i lukka kovolutt til Vik barnehage. Alle dokument som har med enkeltbarn å gjere vert arkivert i mapper i arkivet i barnehagen. Det vert berre oppretta mapper på barn med spesielle behov.
Saker frå personalmøter og andre møter vert arkivert i perm eller mapper i arkivet. Styrarassistenten / Barnett - her blir alle barn som startar i barnehagen registrert, og ut frå systemet finn ein informasjon om mellom anna kontantstøtte og foreldrebetaling. Personalsaker Personalsaker vert arkivert sentralt i personalarkivet, og skanna inn i Acos WebSak. Kvar tilsett har si eiga personalmappe. |