|
Arkivrutinar for Fresvik oppvekstsenter - Vik kommune Daglege post- og arkivrutinar 1. Sakspost Posten vert motteken på sentralarkivet, og arkivverdig post vert registrert i Acos Websak. Resten av posten vert lagt i oppvekstsenteret si hylle, denne posten har oppvekstsenteret sjølv ansvaret for å hente. Dersom sakspost vert levert direkte til skulen/barnehagen, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. Telefaks og e-post skal hansamast som vanleg post, og opppvekstsentra kan sjølv registrere inngåande e-post direkte i Acos WebSak. Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande. Spesialpedagogiske dokument motteke frå PPT-Sogndalsregioen blir opna på sentralarkivet, og registrert i Acos. Dokumenta blir deretter lagt i limt konvolutt og plassert i posthylla til Fresvik oppvekstsenter. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane eller tilsette i barnehagen, og som gjeld enkeltelevar/barn, skal leggjast på elevmappa. Elevarkiv oppbevarast i eige låsbart skåp, og det skal lagast ei mappe per elev. Når elevar på Fresvik skule skal ta til på ungdomsskulen i Feios, blir elevmappene fysisk flytta frå Fresvik til Feios. Elevmappene ved Fresvik oppvekstsenter blir oppbevart i hengemapper i arkivskap. Elevmappa skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar
Elevmappene skal oppbevarast i 10 år etter at materialet har gått ut av administrativt bruk, før avlevering til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Kvar enkelt skule / barnehage må ta kontakt med sentralarkivet i Vik kommune når de ynskjer å avlevere arkivmateriale. 3. Diverse rutinar - Faktura skal sendast til sentralarkivet. - Det skal førast postjournalprotokoll på all inn- og utgåande post. Dette gjeld post som ikkje blir journalført i Acos WebSak. - Politiattestar skal sendast til sentralarkivet, kvittering blir lagt på personalmappa og attesten blir makulert. - Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på personalmappa. - Innskriving av nye elevar og flyttemeldingar skal journalførast i Acos WebSak |