|
Arkivrutinar for Feios oppvekstsenter - Vik kommune Daglege post- og arkivrutinar 1. Sakspost Posten vert motteken på sentralarkivet, og arkivverdig post vert registrert i Acos Websak. Resten av posten vert lagt i oppvekstsenteret si hylle, denne posten har oppvekstsenteret sjølv ansvaret for å hente. Dersom sakspost vert levert direkte til skulen/barnehagen, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. Telefaks og e-post skal hansamast som vanleg post, og opppvekstsentra kan sjølv registrere inngåande e-post direkte i Acos WebSak. Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande. Spesialpedagogiske dokument motteke frå PPT-Sogndalsregionen, blir opna på sentralarkivet og registrert på rektor i Acos. Deretter blir dokumentet lagt i limt konvolutt, og plassert i posthylla til skulen. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane eller tilsette i barnehagen, og som gjeld enkeltelevar/barn, skal leggjast på elevmappa. Elevarkiv oppbevarast i eige låsbart skåp, og kvar elev har si eiga mappe. Når elevar frå Fresvik skule blir overført til Feios skule ved overgangen til ungdomsskulen, blir mappa fysisk flytta frå Fresvik til Feios. Elevmappa på skulen skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - i Feios blir alle dokument produsert i samband med elevsamtalar/foreldresamtalar levert direkte til rektor, rektor legg desse i elevmappene, lærarane skal ikkje ha eigne papirkopiar på sine arbeidsstasjoar - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar - i Feios blir IOP àr lagra på minnepennar, som blir låst ned i skuff på rektor sitt kontor Elevmappene skal oppbevarast i 10 år etter at materialet har gått ut av administrativt bruk, før avlevering til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Kvar enkelt skule / barnehage må ta kontakt med sentralarkivet i Vik kommune når de ynskjer å avlevere arkivmateriale.
Feios oppvekstsenter nyttar det elektroniske fagsystemet WIS (sjå arkivrutinar for sakshandsamarar) her blir fylgjande registrert: - opplysningar om elevar - karakterar og vitnemål - informasjon om foreldre/føresette - innntak til vidaregåande skule 3. Divere rutinar - Faktura skal sendast til sentralarkivet - Politiattestar skal sendast til sentralarkivet, kvittering blir lagt på personalmappa og attesten blir makulert. - Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på personalmappa. - Innskriving av nye elevar og flyttemeldingar skal journalførast i Acos WebSak |