|
Arkivrutinar for Valsvik oppvekstsenter Daglege post- og arkivrutinar 1. Sakspost
Posten vert motteken på sentralarkivet, og arkivverdig post vert registrert i Acos Websak. Giroar blir lagt direkte til skanning. Resten av posten vert lagt i oppvekstsenteret si hylle, denne posten har oppvekstsenteret sjølv ansvaret for å hente.
Dersom sakspost vert levert direkte til skulen/barnehagen, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. Telefaks og e-post skal hansamast som vanleg post, og opppvekstsentra kan sjølv registrere e-post direkte i Acos WebSak. Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane eller tilsette i barnehagen, og som gjeld enkeltelevar/barn, skal leggjast på elevmappa. Elevarkiv oppbevarast i eige låsbart skåp, og det skal lagast ei mappe per elev. Når elevane tek til på Flatbygdi skule i 7. klasse skal elevmappene fylgja elevane, og bli lagra i godkjende arkivskap der. Elevmappa på skulen skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar
Elevmappene skal oppbevarast i 10 år etter at materialet har gått ut av administrativt bruk, før avlevering til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Kvar enkelt skule / barnehage må ta kontakt med sentralarkivet i Vik kommune når de ynskjer å avlevere arkivmateriale. 3. Klassedokument Oversikt over elevar, og elevar med SFO-tilbod, skal takast ut kvart semester og oppbevarast i skulen sitt eige arkiv. Det skal opprettast klassemapper per klasse, som skal fylgje klassen gjennom alle skuleåra. Klassemappa skal innehalde: - Alle brev og skriv som gjeld klassa - Informasjonsskriv som vert sendt til klassa - Referat frå alle foreldremåte (haust / vår) - Dokument som gjeld klassemiljøet - Klasseresultat på gjennomførte klassemiljøundersøkingar (t.d. trivselsundersøkingar / mobbeundersøkingar) - Notat skrive av tilsette på skulen (t.d. om hendingar / tiltak som vert sett i verk) 4. Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på personalmappa. 5. Innskriving av nye elevar, flyttemeldingar og skadeskjema skal journalførast i Acos WebSak |