|
Arkivrutinar for oppvekstsentra - Vik kommune Daglege post- og arkivrutinar 1. Sakspost
Posten vert motteken på sentralarkivet, og arkivverdig post vert registrert i Acos Websak, og giroar blir lvert til skanning . Resten av posten vert lagt i oppvekstsenteret si hylle, denne posten har oppvekstsenteret sjølv ansvaret for å hente.
Dersom sakspost vert levert direkte til skulen/barnehagen, skal denne posten sendast til sentralarkivet for registrering. All utgåande sakspost skal skrivast/registrerast i Acos Websak. Telefaks og e-post skal hansamast som vanleg post, og opppvekstsentra kan sjølv registrere e-post direkte i Acos WebSak. Personleg adressert post skal leverast uopna til vedkommande. 2. Elevdokument Arkivverdig post som vert sendt/motteke av lærarane eller tilsette i barnehagen, og som gjeld enkeltelevar/barn, skal leggjast på elevmappa. Elevarkiv oppbevarast i eige låsbart skåp, og det skal lagast ei mappe per elev. Elevmappa på skulen skal innehalde: Gjeld alle elevar: - Resultat frå kartleggingsprøvar og nasjonale prøvar - Vurderingsskjema etter foreldresamtalar / elevsamtaleskjema (haust/vår) - Varslingsbrev sendt til heimen (vurderingsgrunnlag, orden/åtferd, fråver) - Notat skrive av tilsette på skulen ( hendingar / observasjonar / telefonsamtalar) - Alle brev som gjeld enkelteleven (heim – skule, instansar) - Fråverssøknader Tillegg for elevar med rett til tilpassa opplæring - Tilråding frå PPT - Søknad om ekstra timeressurs - Vedtak om tilpassa opplæring - IOP med halvårsvurderingar
Når elevane på Vangsnes skule skal starte i 5. klasse, blir dei overført til Flatbygdi skule. Elevmappene blir då levert til Flatbygdi skule, der dei blir arkivert i 10 år etter at eleven har gått ut frå skulen, då blir mappene overlevert til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. 3. Faktura skal sendast til sentralarkivet. 4. Politiattestar skal sendast til sentralarkivet, kvittering blir lagt på personalmappa og attesten blir makulert. 5. Dokument som gjeld tilsette, skal sendast sentralarkivet, og arkiverast på personalmappa. 6. Innskriving av nye elevar og flyttemeldingar skal journalførast i Acos WebSak |