|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlere i kommunen er derfor forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt. Saksbehandlerne skal derfor:
- Kontrollere at mottatte brev er registrert av arkivtjenesten eller de gjør det selv. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir journalført.
- All saksbehandling skal skje i Elements, eller i virksomhetenes fagsystem. Saksbehandler har ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført, men registreringen skal autoriseres av arkivtjenesten før konvertering til arkivformat.
- Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.
- Saksbehandleren har ansvaret for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materiellet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Alt som er ført etter 01.01.2004 skal fremhentes elektronisk.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at behandling i de forskjellige utvalg blir ført i journalen, også at parter blir registrert og at det fremgår i saksfremlegget hvilket utvalg som skal fatte det endelige vedtaket
|
|