Arkivvern

Vern mot brann- vann og soppskader

BRANNSKADE, VANN ELLER SOPPSKADE I ARKIVET 

Det er vanskelig å gardere seg helt mot brann, vann eller soppskader. De kan inntreffe selv om man mener at arkivet er godt sikret. Her er noen gode råd som kan brukes for å begrense skadene hvis uhellet er ute.

Brann

Det anbefales at man bruker CO2-apparater til brannslukking og ikke pulverapparater. Ved varme danner pulveret fra pulverapparatet et belegg som smelter og som kan trekke seg inn i dokumentene. Brannslukkingseffekten er begrenset ved bruk av pulverapparater, og forurensingen av lokalet/materialet er stor.

Hvis branntilløp ikke er slukket i løpet av 3 minutter, må forsøket gis opp, og en må i stedet prøve å avgrense skadene så langt det er mulig.

Vann

Dersom det er praktisk mulig, bør en skille mellom fuktig materiale og det som er virkelig vått. Slik kan man unngå å påføre det lett fuktige materiale skader ved tørking sammen med det våte materialet.

Nedfrysning bør skje så raskt som mulig, gjerne ved temperaturer under –50 grader, siden iskrystallene blir mindre enn ved innfrysing ved høyere temperaturer og minsker skadene på dokumentene. Rask nedfrysning stabiliserer dessuten alle vannløselige stoffer i dokumentene. Videre lagring av nedfrosset materiale bør normalt skje ved –18 grader eller lavere.

Normalt slår en av varmen i rommet. For å hindre lommer med høy luftfuktighet må ventilasjon og avfukting fungere kontinuerlig. Ekstra utstyr kan leies fra byggebransjen eller skadebegrensningsfirmaer.

Ved vannskade, ta kontakt med vaktmester for å få stengt vannet, men ideelt sett burde alle vite hvor hovedvannkranen er og kunne stenge den. Elektrisk utstyr kobles fra. Dekk til nødvendig område for å begrense skaden og begynn flyttingen av risikoutsatt materiale.

Redning av vannskadet materiale

Lufttørking eller frysetørking er de aktuelle tørkemetodene. Lufttørking skal ikke brukes for dokumenter med vannfarger eller blekk. Her risikerer man at farger og blekk blir trukket ut over arkene. Frysetørking er best for store mengder dokumenter. Sannsynligvis vil mye vått materiale kunne reddes etter nedfrysning.

Ved vannskade skal arkivmaterialet fryses ned så raskt som mulig. Det bør pakkes i plastposer, gjerne i tynne poser av den typen som ligger i søppelbøttene på kontorene. Det er viktig at bunkene ikke blir for tykke, 10-15 cm er bra, altså omtrent som vanlige arkivbokser. Dette for å gjøre frysetørringsprosessen så enkel som mulig. Dersom materialet er pakket i veldig ulike bunker blir dette vanskeligere å frysetørre.

Arkivmateriale som bare har vært fuktig, vil etter frysetørking ofte kunne settes rett tilbake i arkivet. En må regne med utgifter til ominnbinding av møtebøker, journaler, kopibøker m.m. og også konserveringstiltak for materiale som har blitt vått.

Hvis man har plass og mulighet til å regulere klimaet i egnede rom utenfor skadestedet, kan lufttørking brukes. Dette gjelder fortrinnsvis for materiale som er lett fuktig. For å hindre soppvekst må temperaturen holdes under 18 grader. Vifter og annet utstyr må holde luften i bevegelse, og materialet må spres utover på rene flater.

Frysetørring kan utføres av Rudskogen fryseterminal i Rakkestad. Tlf. nr. 69 22 99 00. Materiale som er frosset ned rett etter vannskade egner seg som regel godt til frysetørking.

I løpet av 48 timer bør fuktig materiale være tørket eller frosset ned. En skal ikke åpne eller lukke skadet materiale eller forsøke å skille dokumenter som kleber seg sammen. Innbundne journaler, møtebøker og kopibøker som er fuktige eller delvis våte kan lufttørkes. Sett de opp på vannsugende papir og åpne forsiktig, men en skal ikke åpne de enkelte sidene.

Det er viktig at en ikke behandler fuktige/våte dokumenter, kart eller grafiske dokumenter på en måte som gjør at vannløselige stoffer trekkes utover overflaten. En skal ikke bruke trekkpapir på vannfarger eller andre medier som er lett oppløselig med vann. Dokumenter med vannfarger og lignende må tørkes eller fryses umiddelbart.

Kopier, negativer og dias må fryses eller tørkes innen 72 timer. Bruk hansker.

Vått materiale pakkes i plast. Lufttørking foretrekkes, eventuelt kan en tine materialet før lufttørking. Frysetørking kan prøves, men en skal ikke vakumtørke fotografisk materiale.

Magnetiske medier som er våte eller har kondens på innsiden av kassettene, kan holdes våte i flere dager. Pakk dem i plastposer og hold dem i vann hvis det er fare for soppdannelse. De skal ikke fryses. Disketter skal stå i plastposer i bokser med vann.

Informasjonen på en harddisk kan ofte reddes av spesialister på datarekonstruksjon etter brann eller andre skader.

I forbindelse med IKA Østfolds økte fokus på muggsopp i arkivmateriale, har det etter befaring i kjellerlokalene blitt oppdaget sopp hos oss. Det er utarbeidet en veiledning fra IKA Østfold om temaet. Fra befaringen har vi mottatt rapport for anbefalte tiltak og vurdering, og dette er arbeid som er godt i gang, men ikke ferdig.

Gjennomførte og pågående tiltak:

Hygrometer/datalogger er installert i arkivrom i kjelleren og avlesningsrutiner er etablert for å holde oversikten over luftfuktigheten gjennom hele året. Det er normalt tørrest om vinteren og våren, og fuktigst om sommeren og høsten, når den kommer opp mot 100%. Muggsopp kan etablere vekst på papirmateriale i løpet av kun to døgn ved relativ luftfuktighet på 63-65%. Lokaler under bakkeplan er særlig utsatte for fukt. Anbefalt øvre nivå i rom med papirarkiv er 45-50% RH, med 60% som kritiske øvre grense.

Alt materiale som er muggskadd må saneres. Dette foregår i muggsluse med avtrekkskabinett hos det interkommunale arkivdepot, og utføres av IKA Østfold med personale som har trening i denne typen konserveringsarbeid.

I påvente av sanering, må alt muggskadd arkiv isoleres for å minimere helserisikoen for de ansatte, og hindre ytterligere sporespredning/følgeskader på annet materiale i samme rom. Muggskadd materiale trenger ikke å støvsuges eller tørkes av før innpakking i plast. Dette arbeidet er godt i gang.

Vi har dekket til nettingveggen mot det tilstøtende rommet med bygningsplast før nedpakkingen av det muggskadde materialet starter, slik at muggsoppsporer ikke virvles opp og sprer seg på rene arkiver i naborommet.

Vi bruker relevant verneutstyr, minimum støvmaske med PFF3-filter, ved all håndtering av muggbefengt eller skittent/støvete materiale.

Arkivmateriale med muggsoppskader i arkivrom 2 blir pakket forsiktig ned med så lite håndtering som mulig for å minimere spredning av sporer. Til dette arbeidet brukes lynlåsposer i størrelse 300mm x 400mm. Det som står i nærheten støvsuges etter at det muggskadde materialet er isolert.

Eventuelle flytteesker som har vært i kontakt med muggskadd materiale kastes straks.

Når alt materiale er pakket kommer vi til å bruke makuleringsrommet evnt trapperom i kjelleren til rengjøring av «rent» materiale med støvsuger og mikrofiberklut av. Bruk kun støvsuger med HEPA-filter.

Det skal støvsuges overflater i rommet der støv med muggsoppsporer kan ha lagt seg. I praksis betyr det alle horisontale flater (toppen av hyller, lister, vinduskarmer, ventilasjonsrør etc.) samt gulvet.

Hyller og overflater som har vært i direkte kontakt med muggskadd materiale desinfiseres med klorløsning 1:10 eller sprit.

Arkivrom 4 er ikke egnet til oppbevaring av arkivmateriale, og bør fraflyttes.

Sopp