Aktivitet/beskrivelse Inngående postføring:Overgang til Visma Familia med elektronisk arkivkjerne og elektronisk arkivering fra 8. mai 2017.
Posten blir levert av det interne postbudet til Sauda Kommune hver dag ca. kl. 13.00 ute i ”ekspedisjonen”.
Den som henter posten må stemple med dagens og legge innkommende post i hylle for "Post inn Merkantil utfører følgende:
- Dokumentene skannes sak for sak (legges i rekkefølge)
- Merkantil registrerer saken i Visma Familia
- Ved stempling påføres dagens dato, arkivsak, saksnummer, dokumentnr og saksbehandler
- Post som vedrører flere søsken skal føres på hvert barn. En må da ta kopi av dokumentet og stemple disse, som igjen vil få sitt eget reg. nr i Familia.
- Dokumentet legges deretter i omslagsmappe per måned i arkiv (etter dato).
- Feilsendt post returneres til Kundetorget.
- Når Suldal blir tilknyttet Verskommunesamarbeidet fra 01.09.2017, vil posten bli ført på samme måte, men legges i egen omslagsmappe. På den måten skilles dokumentene ut kommune for kommune.
Kontaktperson (saksbehandler)
- Når merkantil har postført elektronisk får aktuell kontaktperson opp saken på sin "huskeliste".
- Kontaktperson har ansvar for å sjekke at dokumentet er fulllstendig og riktig postført på aktuell klient.
- Oppdages feil, skal det umiddelbart kommuniseres med merkantil, som vil rette opp.
- Når kontaktperson har lest saken, skal de trykke på "utført" - da forsvinner saken fra huskelisten.
- Hvis saken krever videre behandling må kontaktperson ikke trykke utført før brevet er besvart. Det er viktig at det ikke foregår noen korrespondanse pr. mail. Skulle det likevel skje, er det saksbehandler sitt ansvar å skrive ut mailen og legge den til postføring.
Rutine når merkantil ikke er tilgjengelig Er det noe som saksbehandler trenger omgående, skal ikke dokumentet fjernes fra kasetten, men eventuelt ta en kopi, og skrive kopi på kopien. Dette for å sikre at dokumentet ikke blir ført dobbelt. Barnevernet må få back-up løsning for postføring ved fravær av merkantil. Saksbehandler må da sørge for at eventuelle kopier blir makulert. Utgående postføring:Budet kommer hver dag ca. kl. 13.00 og tar med seg all utgående post, og bringer dette ned på Kundetorget for sortering og frankering. Gjelder kun manuell post. KS Svar Ut funksjon i Visma Familia
- Kontaktperson ekspederer dokumentet direkte fra Visma Familia fra og med 8. mai 2017.
- For at dette skal være mulig må fødselsnummer eller organisasjonsnummer være tilknyttet journalposten.
- Journaposten blir da direkte ekspedert til de som har Digipost eller Eboks eller til Altinn. De som har digital postkasse har selv ansvar for å ta ut dokumentet. De som kun er knyttet mot Altinn har 40 timer på seg for å åpne, blir det ikke åpnet, blir det automatisk sendt Grafisk for print, og blir sendt i post.
- All utgående post blir automatisk ført i Familia når dokumentet ferdigstilles.
- LEDER skal godkjenne vedtak og sluttrapport før utsending.
Dokumenter som ikke skal registreres i Visma Familia
- Gamle innsynssaker (som ikke finnes i Familia) skal behandles i Websak
- Fosterforeldre - websak - personalmapper
- Refusjonskrav - (?) - må avklare rutiner (refusjonsmodell) - egen mal
- Invitasjon til kurs, reklame, faktura og lignende skal ikke postføres
- All annen post som ikke knytttet til en klient, kan man selv postføre i websak Fokus.
|
|