|
Post til Sirdal kommune skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Rutiner anbud. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke journalføres. Informasjonspost fordeles til avdelingene. Som
arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost. Arkivverdig post sorteres etter hvilke arkivsystem de skal journalføres i. Saksdokument som skal journalføres i fagsystem stemples, legges i mapper og viderefordeles. Arkivverdig post som skal journalføres i Ephorte stemples, journalføres og skannes. Fakturaer datostemples og legges til skanning. Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Videre til neste trinn: Journalføring |