|
I arkivforskriften, § 1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv" Arkivtjenesten i Sirdal kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. Fagansvarlig for arkiv har det daglige ansvaret for arkivtjenesten. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal:
- åpne og fordele post og pakker
- registrere inngående brev, fax og epost utenfra
- kontroll av dokumenter og journalføring
- restansekontroll
- publikumsbetjening - innsyn
- betjening av bortsettingsarkiv
- henvendelse fra pressen
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere
- holde seg oppdatert på kommunens sak/arkivsystem
- budtjeneste - intern post mellom enhetene
- frankering av utgående post
Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet, som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. |
|