|
Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder ved avd. Sentralarkiv/Politisk sekretariat. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til kommunedirektøren. Arkivleder har ansvar for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder skal:
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen. Arkivplanen endres kontinuerlig når det skjer endringer. Ved store endringer som for eksempel endringer i organisasjonen eller ved periodisering blir arkivplanen tatt opp til behandling i kommunestyret og lagret i ephorte. Hvis det bare er små endringer så holder det at den justeres 2 ganger pr. år.
- være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder.
- tas med på råd når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
Det daglige ansvaret for arkiv er delegert til Fagansvarlig for arkiv. Delegeringen er fastsatt i stillingsbeskrivelse. Dette innebærer daglig fagansvar for arkivene i kommunen, ansvar for postregistrering og journalføring, rollen som arkiv- og systemansvarlig i sak- og arkivsystemet samt ansvar for arkivplan. I tillegg innsamling, registrering og ordning av eldre arkiv fra alle kommunens enheter. |