Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Sørfold kommune og som har med forvaltningsvirksomheten, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinjene omfatter elektronisk kommunikasjon med enkeltpersoner og virksomheter, andre eksterne offentlige forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår man bruk av f. eks. Internett, eller lignende kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontjenester, men ikke bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Hjemmelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Sørfold kommune

Enhver som vender seg til Sørfold kommune kan benytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her.

E-post til kommunen skal sendes til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er post@kommune.no

Gjeldende rutiner for journalføring av elektronisk post i Sørfold kommune skal følges.

På følgende fagområde/saker er det lagt til rette for elektronisk kommunikasjon på egne elektroniske skjema. Elektronisk skjema

Gjeldende retningslinjer for journalføring i Sørfold kommune skal følges.

Begrensning i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsender identifisere seg med navn og adresse dersom slike forespørsler skal bli håndtert.

I enkelte saker kan Sørfold kommune be om opplysninger som bekrefter avsender sin identitet eller fullmakter, eller stille krav om at trygghetstjenester og -produkt som er nevnt i forvaltningslova skal tas i bruk, dersom dette er vesentlig for håndtering av forespørselen.

Basert på trygghetsstrategi for Sørfold kommune er følgende saksområde/forespørsler underlagt særskilte trygghetssstjenester og –produkt.

Følgende opplysninger skal ikke utveksles elektronisk fra Sørfold kommune med mindre det er benyttet trygghetsstjenester og –produkt som på en tilfredstillende måte sikrer mot urettmessig innsyn:

• Opplysninger unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysninge

Anledning til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom noen misbruker tilgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan en nekte vedkommende helt eller delvis å benytte slik kommunikasjon i framtida. Man skal sende ut varsel med en frist for å uttale seg i saken før ein nekter noen å benytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er nødvendig av hensyn til tryggheten kan kommunen nekte tilgang straks.

Håndtering av opplysninger der det er benyttet elektronisk kommunikasjon

Personvernserklæring ved bruk av elektronisk skjema

Rutiner for journalføring og postbehandling

Daglig post og arkivrutiner

Bekreftelse på mottak

Når man mottar elektronisk post som fører til saksbehandling skal kommunen sende bekreftelse på at posten er mottatt

Rutiner for bekreftelse av mottak i Sørfold kommune

Bekreftelsen sendes ut av arkivpersonalet eller den som er definert som direkte mottaker av elektronisk kommunikasjon når posten blir journalført, og senest i løpet av dagen etter posten er mottatt. Meldingen skal inneholde tidspunkt for mottak, og saksnummeret/journalnummeret skal benyttes som referanse. Bekreftelsen skal journalføres og arkiveres.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottar elektronisk post som skulle ha vært sendt til et annet organ eller et annen elektronisk adresse, må kommunen informere avsenderen om dette, og hvis det er mulig vise vedkommende til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottar kommunen elektronisk post med andre feil eller mangler må kommunen informere avsenderen om dette før saksbehandling tar til.

Melding om og tilgjengeliggjøring av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten uttrykkelig har godtatt dette og oppgitt den elektroniske adressen kommunen skal benytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjøres tilgjengelig fra egne informasjonssystem og risiko for at uvedkommende skal få innsyn skal være tilfredsstilende forebygd.

Rutiner for elektronisk melding om vedtak i Sørfold kommune……

Rutiner for elektronisk tilgjengeleggjøring av vedtak i Sørfold kommune……

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettes i elektronisk form. Kommunen bestemmer framgangsmåte og metode for autentisering. ……

Innsyn i dokument og opplysninger ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendes organet elektronisk. Dersom kommunen har elektronisk arkiv kan det gis tilgang til opplysninger og dokument i elektronisk form hvis den som krever innsyn samtykker eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysninger og dokument i systemet er tilfredsstillende forebygd.

Dersom den som krever innsyn i dokument som er signert med avansert elektronisk signatur ber om det, skal sertifikat og andre opplysninger som er nødvendige for å bekrefte signaturen utleveres sammen med dokumentet. Alternativt kan verifisering skje ved personlig oppmøte eller fullmakt.

Kommunen skal legge til rette for at dokumentene kan legges fram slik at innholdet kan dokumenteres for en tredjepart

Informasjonstrygghet og bruk av trygghetstjenester og produkt

Personvernerklæring