Framdriftsplan

Arkivplan.no – Framdrift/ tidsplan for arkivplanarbeidet i Sørfold kommune

Generelt:

1. Fastlegge prosjektorganisasjon Deltakere i arkivplangruppen / hvilken funksjon de tildeles.
Frist:6/9- 2010.

Ansvarlig: Rådmannen

2. Fastlegge mandat for prosjektorganisasjonen Hvilket ansvar og mandat gruppen og deltakerne skal ha.
Frist:6/9- 2010.

Ansvarlig: Rådmannen

3. Avgrensninger/omfang i planen Hvilke etater/ organisasjonsenheter skal med i første fase og evt. hvor mange faser/ hvilke enheter skal med i neste runde. Hvilke deler av arkivplanen som skal prioriteres og hvor detaljert planen skal være.
Frist:1/1- 2011

Ansvarlig:Arkivplangruppen Utføres av: Prosjektleder

4. Fastlegge opplegg for opplæring og informasjon Kurs og informasjonsopplegg for gruppedeltakere og øvrige brukere
Frist:1/1- 2011

Ansvarlig:Prosjektgruppen Utføres av: Systemansvarlig

5. Kartlegge planer med betydning for arkivplanarbeidet F.eks. innkjøp av nytt arkivsystem, omorganiseringer o.l.
Frist:1/5- 2011

Ansvarlig:Arkivplangruppen Utføres av: Styringsgruppen

6. Vedlikehold av arkivplanen Fastsetting av ansvar for ajourhold framover
Frist:6/10- 2012

Bestemmes av: Rådmannen Ajouransvarlig:Leder Servicetorget

Politisk og administrativ organisering:

7. Definere organ i kommunen Er kommunen et organ eller skal det være flere?
Frist:1/8- 2011

Ansvarlig:Prosjektgruppen Utføres av: Prosjektleder

8. Politisk struktur
Frist:1/1- 2011Ansvarlig:Prosjektleder Utføres av: Prosjektleder

9. Organisasjonsstruktur/etatsstruktur
Frist:1/1- 2011 Ansvarlig:Prosjektleder, Utføres av: Prosjektkleder

10. Arkivorganisasjon Hvilke arkivskapere, arkiv/delarkiv og journalførende enheter finnes i kommunen? Hvordan er arkivtjenesten organisert? Struktur, myndighet og ansvar (formelt og daglig arkivansvar).
Frist:1/1- 2012 Ansvarlig:Rådmann, Utføres av: Prosjektleder

Arkivoversikt inneværende periode:

11. De enkelte etatenes arkiv og arkivserier. Sakarkiver, møtebøker, protokoller, registre, spesialarkiver, foto, mikrofilm og elektronisk arkiv. Tidsrom, arkivnøkler og hvor arkivene fysisk oppbevares skal oppgis.
Frist: 2011 Ansvarlig:Rådmann, Utføres av: Leder enhet/prosjektleder

12. Kartlegge de ytre enhetenes arkiv og arkivserier. Samme som for etatene.
Frist:1/1- 2011 Ansvarlig:Prosjektleder, Utføres av: Leder enhet

Arkivoversikt tidligere perioder:

13. Oversikt over depotordning og arkivbestand. Herunder bortsettings- og fjernarkiv. Oversikt over arkiv/delarkiv og serier. Tidsrom, arkivnøkler og hvor arkivene fysisk oppbevares skal oppgis.
Frist:30/5- 2011

Ansvarlig:Prosjektgruppen, Utføres av: Leder enhet

Reglement for arkiv og saksbehandling:

14. Felles reglement for kommunen, instrukser og retningslinjer.
Frist:1/4- 2012

Ansvarlig:Arkivplangruppen, Utføres av: Prosjektleder/enhetsleder

15. Avdelings-/sektorvise reglement, instrukser og retningslinjer.
Frist:1/4- 2012

Ansvarlig:Prosjektleder, Utføres av:Enhetsleder

Rutiner/prosedyrer:

16. Felles post- og arkivrutiner for kommunen.
Frist:1/1-2012 Ansvarlig: Arkivgruppen, Utføres av: Enhetsledere

17. Egen etats rutiner.
Frist:30/11- 2011 Ansvarlig:Arkivplangruppen,Utføres av: Enhetsleder

18. Rutiner for de ytre enhetene.
Frist:1/4- 2012 Ansvarlig:Arkivplangruppen,Utføres av: Enhetsleder

19. Felles sikkerhetsrutiner rundt dokumentsikring, datasikkerhet og fysisk sikring.
Frist:1/4- 2012 Ansvarlig: Arkivplangruppen,Utføres av: Enhetsleder/ It-ansvarlig/leder kommunale bygg

Vedlegg:

I Riksarkivarens mal finnes et kapittel med vedlegg. Her er vedleggene lagt i de kapitlene de tilhører Arkivnøkler ligger under Arkivoversikt eldre perioder eller under ordningssystemer for inneværende periode.

Godkjenning og iverksetting av arkivplanen:

21. Godkjenning i arkivplangruppen
Frist:1/3- 2012 Ansvarlig:Arkivplangruppen,Utføres av: Arkivplangruppen

22. Høringsrunde i (styringsgruppen) avdelingene og evt. bearbeiding
Frist:1/3- 2012 Ansvarlig:Rådmann,Utføres av: Styringsgruppen

23. Vedtas av rådmannen (evt. av styringsgruppen/ ledergruppen)
Frist:1/4- 2012 Ansvarlig:Prosjektleder,Utføres av: Rådmann

24. Iverksetting av arkivplanen f.o.m. 1/4-2012