|
Sørfold kommune - Mandat og oppnevning av arkivplangruppe for utarbeiding av arkivplan på Arkivplan.no.
-
Mandat :
Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner” for Sørfold kommune.
Resultat for arbeidet : Arkivplan for kommunen er tilgjengelig på Arkivplan.no innen 30/5-2012
Effekt: Samordnende rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
-
Organisering: Prosjektleder,Anne-Lise Evjen Lillegård
Prosjektgruppa: Lillian martiniussen(leder servicetorget), Eirik Stendal (byggesaksbehandler), Odd Jarle Kristoffersen (IT- ansvarlig), Rita Rønnebu ( fagligleder oppvekst), Gunn Nohr (personalkonsulent) , Morten Pedersen (leder, Nav), Anne-Lise Evjen Lillegård (prosjektleder arkiv)
Leder og koordineringsansvarlig: Prosjektleder i kommunen
Sekretær: Anne-Lise Evjen Lillegård, evnt. rullering.
Faste deltakere for øvrig: Edb-ansvarlig Odd jarle Kristoffersen, ledere fra forskjellige etater og andre som skal registrere på nettstedet.
- Styringsgruppe: Rådmann Torbjørn Winther, kommunalsjef Lisbeth Fredheim, Kommunalsjef Kåre Isaksen.
-
Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling/ sektor og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse.
IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle skal være rådgivende, veiledende og retningsgivende.
-
Ansvar etter prosjektperioden:
Prosjektleder og arkivgruppen skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv, herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
-
Ressursbeskrivelse:
Arbeidet vil få konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle involveres i plan-, opplærings- og omleggingsarbeidet. Arkivplangruppa har derfor myndighet til å pålegge alle å delta der det er nødvendig. Etatssjefene har ansvar for at pålagt arbeid blir utført innen fristene.
Arkivplangruppa har ikke særskilte økonomiske midler for å gjennomføre prosjektet.
-
Framdriftsplan:
Arkivgruppa skal ha en tidsplan/ arbeidsfordeling som gruppa så vidt mulig skal følge i arbeidet. Tidsplanen og rammer for arbeidet endres av rådmannen når det er behov for korrigering.
Sørfold kommune, 8/7-2011
Sørfold kommune
Rådmann Prosjektet med utarbeidelse av arkivplan ble avsluttet oktober 2012. Arkivplanen ble godkjent med noen mangler, i Kommunestyret den 25.10.2012 |
|