| Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling. Offentlighetsloven gir allmennheten rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og er relevant for alle typer arkivmaterialer som kommer inn under begrepet saksdokumenter i lovens forstand. Retten til innsyn i offentlig arkivmateriale følger også av bestemmelser i andre lover, herunder partsinnsyn etter forvaltningsloven og innsyn i personopplysninger etter personopplysningsloven. På den andre siden gjelder det en rekke begrensninger i innsynsrett, spesifisert i offentlighetsloven, forvaltningsloven og flere andre lover og instrukser. I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet. Sekundært formål er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne. Målet er å sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service. Planen skal sikre at arkivarbeidet blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.
|