Arkivets formål

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Rana kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Arkivplanen skal sikre at Rana kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som
informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Hovedformålet

Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet.

Forskrift om offentlege arkiv:

§ 2.2 Arkivplan
Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivplanarbeidet

Det betyr at planen skal være:

1. Beskrivende
Den skal gi en oversikt over hvilke arkiv som finnes og hvilke rutiner som er knyttet til disse. Den skal også gi oversikt over hvordan det er organisert.

2. Retningsgivende
Den skal gi forpliktende retningslinjer for hvordan all dokumentinformasjon som organisasjonen trenger i sine daglige gjøremål eller har plikt til å oppbevare for ettertiden skal registreres, oppbevares og brukes. Etterhvert som dokumentene i stadig større grad blir distribuert og lagret elektronisk er det stadig viktigere med ensartede rutiner (hvem gjør hva og hvordan).

Arkivet skal helst fungere godt, og arkivarbeidet bør være så kostnadeseffektivt og rasjonelt som mulig.

Målsettinger

a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens edb-baserte sak-/arkivsystem og arkivlegges i det fysiske arkivet. Materiale som ikke er arkivverdig men inneholder viktig informasjon skal plasseres i kontorbibliotek-/reoler og være lett tilgjengelig.

c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.

Rana kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene.