Bortsetting og avlevering av arkiv

Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.

Sørfold kommune har laget disse vedtektene for merking av arkivmateriale:
-egne etiketter
-standard for etikettpapir:
-standard for lim til etiketter
-standard for plassering av etiketter
-standard for fonter
-standard for avkortinger

Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.Offenlighetsloven kap.3

Sørfold kommune skal følge disse vedtektene for arkivbegrensing og kassasjon:
-emneordnet sakarkiv: bla bla bla
-personalarkiv: bla bla bla
-

Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.

Sørfold kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste

Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.

Sørfold kommune skal følge disse kravene til innbinding:
-Møtebøker skal bindes inn bokbinderfaglig
-Kopibøker skal bindes inn med kommunen sitt eget innbindingsutstyr
-Journaler skal bindes inn med kommunen sitte eget innbindingsutstyr
-Andre protokollserier skal vurderes på eget grunnlag

Forberedelser før avlevering til depot

Her legges egne rutiner/prosedyrer for avlevering.

• Mappene ryddes for ikke arkivverdig dokumenter.
• Dokumentene i mappen kontrolleres mot det som ligger på saken i sakssystemet.
• Manglende dokumenter skrives ut og legges i mappen før avlevering.
• Mappene legges godkjente arkivbokser, merkes med k-kode evnt. objektkode og enhetens navn.
• Arkivboksene registreres før disse sendes til Arkiv i Nordland.