|
Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig i Sørfold kommune. Arkivansvarlige kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enheter/etater kun er ansvarlig for de fysiske arkivserier (/ seriearkiv (objektarkiv)) som til en hver tid befinner seg der. Ansvarshierarki
Arkivleder er øverste faglige overordnede.
Arkivansvarlig i sentraladministrasjonen er arkivleder og administrativt underlagt rådmannen. Arkivansvarlig ytre enhet/etat er administrativt underlagt leder i sin enhet. Arkivansvarlige i ytre enheter er arkivfaglig underlagt arkivleder/ kommunearkivaren og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
Arkivmedarbeider er faglig underlagt arkivansvarlige i sin enhet.
Arkivansvarliges ansvar er
operativt og faglig for enhetens samlede arkivtjeneste. å påse at arkivmedarbeiderne og arkivarbeidet i egen enhet følger lover og bestemmelser å påse at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen. å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
Arkivmedarbeiders ansvar for- utførelse av arbeidsoppgaver er å:
utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen. utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon. utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner. delta i nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
- oppfølging og kontroll er å:
sørge for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger
sørge for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale. holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser. utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
|