Arkivleders arkivansvar og fullmakter

Operativt og faglig ansvar

Rådmannen har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder.

Lederen for administrative enheter i kommunen som er definert som egne arkiv enheter (enkeltarkiv/delarkiv) er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Det skal være en arkivansvarlig i slike enheter som er faglig underlagt arkivleder.

Fullmakt

Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen.

Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også :

•  

  tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.

   

•  

  tas med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.

   

•  

  være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
  

   

•  

  konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.

   

•  

  innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom, lede og påse at det føres referat.
  

   

•  

  være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv Nordland og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
  

   

Arkivleder rapporterer til administrasjonssjefen/rådmannen.

Arkivleders ansvar for

- utførelse av oppgavene er å:

•  

  utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.

   

•  

  gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

   

•  

  holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.

   

•  

  gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.

   

•  

  sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene.
  

   

- kontroll og oppfølging er å:

•  

  ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.

   

•  

  føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.

   

•  

  føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.

   

•  

  rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.