|
Kommunen har et felles edb-basert sak-/arkivsystem for kommuneadministrasjonen. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ePhorte sak-/arkivsystemet, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . Sak-/arkivsystemet har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt. Kommuneadministrasjonen har likens felles papirbasert arkiv. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv. De ytre enheter,skoler og barnehager, NAV, helse, pleie og omsorg fungerer som arkivskapere for sine arkiver der disse ikke er knyttet opp i felles sak-/arkivsystem. |