Arkivdel for personalmapper (PERS)Når det opprettes ny personalmappe, registreres følgende i linje 1: Sakstittel: Personalmappe for fornavn etternavn, f.nr. dd.mm.åååå Saksansvarlig: velg riktig Tilgangsgruppe: sjekk at det er valgt riktig tilgangsgruppe, den skal begynne med PERS Arkivdel: Velg PERS . Personalarkiv ordnet etter objektkode Verdi: Fornavn og etternavn Vær obs på at ved flere samtidige ansettelsesforhold i Alstahaug kommune skal det opprettes en mappe for hvert forhold. FormålEnheter som oppbevarer personalmapper for ansatte i Alstahaug kommune, er blant annet ansvarlig for å kunne dokumentere de ansattes rettigheter i forhold til:
- Lønn
- Ansiennitet
- Trygdeytelser
- Pensjon
Omfang/VirkeområdeInnholdet i en personalmappe Personalmappen skal inneholde dokumentasjon som har varig virkning for ansettelses- og/eller lønnsforhold. Følgende skal ligge i en personalmappe:
- Underskrevet arbeidsavtale m/vitnemål og attester
- Arbeidstillatelse (gjelder utenlandske arbeidstakere)
- Enkeltvedtak om lønnsopprykk og lignende
- Pensjonsforhold
- Taushetserklæring
- Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak
- Dokumentasjon av etterutdanning
- Korrespondanse med den ansatte
- Innvilgelse av terminalbriller
- Skademeldingsskjema
- Attføring
- AKAN – tiltak
- Oppsigelse med eventuell korrespondanse
- Attest/sluttattest
Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om pensjon. En ansatt kan ha flere mapper. Det skal opprettes ny mappe ved overgang til annen enhet/leder. AnsvarLeder med personalansvar har ansvar for at innholdet i personalmappen er oppdatert og relevant. |