Instruks for arkivleder
- Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjeneste i en kommune, (her kalt arkivleder) enten dette er heltids- eller deltidsstilling. Arkivleder er administrativt underlagt kommunedirektøren.
Ansvar
- Overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, arkivdanningen og bevaringen av arkivmateriale
- Påse at arkivvirksomheten følger gjeldende lover og regler, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på
- Rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
- Er representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunenes dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet
- Kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten
- Ansvarlig for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene
- Ansvarlig for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt
- Ansvarlig for bruk og lån av materiale fra fjerndepot
- Ansvarlig for at kommunens arkivavdeling får nødvendig opplæring og kurs for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende
Arbeidsoppgaver
- Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid
- Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene
- Sørge for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert
- Sørge for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder
- Sørge for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk
- Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand
- Sørge for at kommunens historiske arkivmateriale til enhver tid er tilgjengelig (ordnet. katalogisert og på lesbart medium.)
- Hente ut arkivmateriale som er avlevert til depot til IKAF etter behov
Deler av disse ansvarsområdene og arbeidsoppgavene kan etter bestemmelser av kommunestyre/formannskap/rådmannen løses gjennom interkommunalt samarbeid og overføres til interkommunale arkivordninger. |
|