Retningslinjer for arkivering av personalsaker

1. INNLEDNING

1.1 Formål

1.2 Definisjoner

2. ORGANISERING AV PERSONALSAKER

2.1 Forholdet sakarkiv og personalarkiv

2.2 Forholdet personalarkiv - personalmapper

2.3 Forholdet personalmapper - sakarkiv

3. ANSETTELSESSAKER

3.1 Journalføring

3.2 Overføring til personalmappe

4. PERSONALMAPPER

4.1 Dokumenter som skal bevares for alltid (personalarkivet)

4.2 Disiplinærsaker/tjenestepåtaler

4.3 Dokumenter av tidsbegrenset interesse

5. PERSONALSAKER I SAKARKIV

5.1 Prinsipielle saker

5.2 Grupper av arbeidstakere

6. JOURNALFØRING

7. OPPBEVARING OG INNSYN

8. BORTSETTING OG PERIODISERING

9. AVLEVERING

10. OVERFØRING AV OPPLYSNINGER

1.1 FORMÅL

Formålet med denne veiledningen er å etablere felles rutiner for arkivering av personalsaker i Nesna kommune.

Personalarkivene skal følge gjeldende rutiner som er beskrevet i følgende lover:

· Arkivloven med forskrifter

· Personopplysningloven

· Forvaltningsloven

· Offentlighetsloven

· Arbeidsmiljøloven

· Særlovgivningen

1.2 DEFINISJONER

Personalsak:

Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedr. virksomhetens forhold til den enkelte ansatte; arkiveres dels i personalarkivet og dels i sakarkivet.

Personalarkiv:

Dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte arbeidstaker.

Personalmappe:

Mappe på den enkelte ansatte, inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold.

Sakarkiv:

Dokumenter ordnet etter emne i henhold til kommunens arkivnøkkel (K-koder).

Dokument:

Medium som lager informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. I Noark 4 er et dokument et logisk avgrenset informasjonsmengde som er laget på papir, elektronisk eller på andre medier. Vanlige eks. på dokumenter er brev, notater, rundskriv, rapporter protokoller mv.

Presedensak:

Saker som i saksbehandlingstiden danner mønster for behandling av tilsvarende saker i fremtiden.

2 ORGANISERING AV PERSONALSAKER

2.1 Forholdet sakarkiv – personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i sakarkivet og i personalarkivet.

Hovedregel: Saker av generell art, eller som angår grupper av ansatte oppbevares i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte bevares i personalarkivet. Bare unntaksvis kan samme dokumentasjon oppbevares i begge arkiver (personalarkivet /sakarkivet)(dobbelarkivering), dersom den har betydning for den enkelte ansattes pensjon, lønn og ansiennitet

Dette vil gjelde for saker som danner presedens for liknende saker og disiplinærsaker.

2.2 Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet består av dokumenter av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen, opplysninger om pensjon, lønn og ansiennitet.

Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon (personalinformasjon) kan oppbevares i egne permer i personalarkivet eller hos den enhet som har ansvaret for saksområdet. Dette gjelder særlig informasjon angående utbetalinger av lønn og godtgjørelser.

2.3 Forholdet mellom personalmapper og sakarkiv

Korrespondanse og andre dokumenter vedr. de ansatte arkiveres til del i personalmappene og til del i sakarkivet.

Saker som ikke har varig virkning for ansettelses- og lønnsforhold, arkiveres i sakarkiv etter arkivnøkkel eller i ringperm:

· Eksempel: skattekort, korte permisjoner, sykemeldinger, egenmeldinger, timelister, overtidslister, fleksitimeliser, kopi av lønnslipp, gjenparter av rutinemessige meldinger til trygdekontor og pensjonskasse, ferie og innstilling av ansettelssak (denne vil kunne inneholde vurderinger av også andre personer).

Sykefraværsoppfølginger og AKAN-saker kan ligge i personmappa. Sensitive opplysninger skal ligge i egen konvolutt i personalmappa.

Omfattende helseopplysninger skal ikke legges på personalmappa fordi da vil det utløse konsesjonsplikt.

Personalarkiv er fritatt fra melde- og konsesjonsplikt – hvis ikke det føres sensitive opplysninger jfr. Personopplysningslovens §§31 og 32.

3 ANSETTELSESSAKER

3.1 Journalføring:

Personalmappene for alle ansatte i Nesna kommune er samlet på avdelingen for lønn-/personal i låsbare arkivskap.

Når en stilling lyses ut blir det opprettet en arkivsak i Kontor 2000 – arkivnr. 410 &12 (som betyr i K-koder– 410 ”ansettelser” og &12 ”annonsering, utlysing, kunngjøring”) følgende dokumenter legges til ansettelsessaken:

· vedtak om opprettelse av stilling

· event. korrespondanse med konsulentfirma

· utlysing av stilling

· enkel søkerliste

· kopi av bekreftelse på mottatt søknad

· utvidet søkerliste

· kopi av oversendelsebrev til uttaleinstanser

· uttalelser fra fagforeninger og event. andre

· innkalling til intervju

· event. notater/referater fra intervjuer

· event. konsulentfirmaets vurderinger

· innstilling med forslag til vedtak

· vedtak

· tilbud om stillingen til den ansatte (kopi)

· bekreftelse/avslag

Dokumentene som nevnt ovenfor vil være en del av sakarkivet.

Søknader på en stilling kan unntas fra offentlighet inntil søknadsfristen er gått ut. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette, jfr. Offentlighetslovens §25.

Personalmappene opprettes først når bekreftelse på tilbud om stilling er mottatt og ansettelsesbrev er skrevet.

Bevaring/kassasjon:

Søknader til personer som ikke blir tilsatt:

· når tilsetting er gjort og den tilsatte har bekreftet at han/hun tar stillingen – returneres alle attester og vitnemål på de øvrige søkerne

· søknadene returneres eller makuleres etter 5 år

· søknader på ledende stillinger skal ikke kasseres, jfr. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv.

3.2 Overføring til personalmappe:

Når tilsetting er foretatt – og positivt svar er mottatt - flyttes følgende dokumenter fra arkivnr. 410 &12 til personalmappa:

· søknaden med vedlegg

· ansettelsesvedtak

· stillingstilbud og svar

· ansettelsesbrev

Ansettelsessaker skal bevares.

4 PERSONALMAPPER

Personalmappene skal bare inneholde dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold. Materialet skal også være av varig verdi både for forvaltningen og den ansatte.

Virksomhetsledere og ledere i sentraladministrasjon har personalansvaret for sine ansatte på avdelingene og hver leder har elektronisk tilganger til personalarkivet.

Personalmappene ordnes som hovedregel etter navn (alfabet).

Personalmappene skal ikke kasseres.

Det anbefales at dokumentene legges i ulike saksbehandlingsblad, alt etter hva saken omhandler, f.eks. permisjoner, utdanning, etc.

Et omslag kan inneholde dokumenter som kan kasseres, et annet omslag for dokumenter som ikke kasseres og et eget omslag i de tilfeller det oppstår en disiplinærsak/tjenestepåtale.

4.1 Dokumenter som skal bevares for alltid (personalarkivet)

· søknad med vedlegg – (overført fra ansettelsessak)

· ansettelsesvedtak - (overført fra ansettelsessak)

· kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra ansettelsessak)

· kopi av ansettelsesbrev (overført fra ansettelsessak)

· event. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest)

· undertegnet arbeidsavtale

· undertegnet taushetserklæring

· sikkerhetsklarering

· innmelding/korrespondanse med trygdekasse

· pensjonsforhold

· dokumentasjon vedr. ansiennitets- og lønnsplassering, - opprykk

· dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak

· dokumentasjon vedr. event. særavtaler, godtgjørelser, stipend

· dokumentasjon av kompetansegivende kurs, opplæring, etterutdanning

· event. AKAN-tiltak

· event. særskilte arbeidsavtaler for eksempel, tilpasset arbeid og attføring

· event. disiplinærtiltak

· dokumenter vedr. event. tildelte hederstegn

· div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet

· kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/event. korrespondanse

· kopi av sluttattest

Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller overflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå han permisjon, jfr. Forvaltningslovens §2-2.

Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

4.2 Disiplinærsaker/tjenestepåtaler:

Disiplinærsaker skal arkiveres både på personalarkivet og sakarkivet. Dokumenter i disiplinærsaker skal bevares på personalmappen for alltid og likevel om personen fortsatt er i jobb i kommunen.

Hvis det gjelder en rettskraftig dom fra arbeidsretten bør den også ligge i sakarkivet – som kopi - og skal ikke kasseres.

Hvis en person fratrer sin stilling i forbindelse med en disiplinærsak skal dokumentene/korrespondansen ligge i personalarkivet og event. arbeidsrettsdom/tjenestepåtale ligge på sakarkivet.

Deretter skal mappene tas ut og settes bort og sikres mot uhjemlet innsyn.

4.3 Dokumenter av tidsbegrenset interesse:

Personalinformasjon som gjelder den enkelte, men som har tidsbegrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal oppbevares utenfor personalmappen.

Dem bevares særskilt i permer eller i egne omslag på angitt emne i sakarkiv.

· Permisjoner uten ansiennitetstap

· Ferier

· Tjenestereiser, reiseforskudd

· Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse og trygdekontor

· Egenmeldinger og sykemeldinger

· Skattekort

· Lønnsutbetaling, lønnskort, kopi av lønnsslipper, lønns- og trekkoppgaver

· Underbilag til lønn: timerlister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister

· Lønnstrekk fra fagforening

· Bilgodtgjøring og telefongodtgjøring

· Medlemslister til pensjonskassen

Denne type dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men datostemples ved mottak.

Denne type materiale kan kasseres 5 – 10 år i følge regnskaps-forskriftene og kommuneforvaltningens kassasjonsbestemmelser:

· underbilag, for eksempel akkordsedler, timesedler, stempelkort, målesedler, lønningskort, materialsedler.

5 PERSONALSAKER I SAKARKIV

Saker av prinsppiell art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere arkivlegges i saksarkivet.

Saksarkivet ordnes etter K-koder Kommunens Arkivnøkkel.

5.1 Prinsipielle saker

Saker av prinsipiell, presedensskapende art, arkives i sakarkivet. Henvisning eller kopi av saken legges i personalmappen.

Eksempel på slike saker er:

- saker vedr. yrkesskade, disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslik behandling. Disiplinærsaker skal arkivers både i personalmappen og i saksarkivet (se pkt. 4.2).

Prinsipielle saker skal bevares for ettertiden.

5.2 Grupper av arbeidstakere

Saker vedr. grupper av arbeidstakere skal arkiveres i sakarkivet.

Eksempel på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker vedr. personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle ansatte.

6 JOURNALFØRING

Nesna kommune (betegnet som et organ) skal føre journal over alle dokumenter som regnes som saksdokument for virksomheten, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jfr. offentlighetslovens §§§§3, 4, 10, 28, samt arkivforskriften §2-6.

Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i virksomhetens felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i saksarkiv eller personalarkiv.

Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter som eksempel reiseregninger og innsendte sykemeldinger.

Lederne for virksomhetsområdene og for sentraladministrasjonen har personalansvaret for ”sine” ansatte i sine avdelinger.

Derfor har alle lederne fått elektronisk tilgang i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000) for å kunne bruke personalmappene til ”sine” ansatte.

I elektronisk journal er det viktig å ikke røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt eller som er unntatt fra offentlig innsyn, jfr. arkivforskriftens §2-7, offentlighetslovens §§§§§7, 13, 23, 25 og 26.

7 OPPBEVARING OG INNSYN

Personalmapper skal oppbevares i låsbart skap når disse ikke er i bruk, jfr. Forvaltningslovens §13 c. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Det er viktig at personalsaker i saksarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte og at mappene stemples ”Unntatt offentlighet” i den enkelte avdeling.

Postbehandling og betjening av personalarkiver skal reserveres til personell som arbeider utelukkende med personalsaker og til arkivpersonalet, jfr. Forvaltningslovens §13 b – 3.

Dokumentene skal være nedlåst når de oppbevares hos saksbehandler, event. leveres tilbake til arkivet for tryggere oppbevaring.

Man må påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Som en hovedregel skal avdelingene påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler i forvaltningslovens §13, jfr. unntaksreglene i offentlighetsloven §§§13, 14 og 15.

· Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv, jfr. offentlighetslovens § 3 og personopplysningslovens §18.

· Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men kan ikke kreve den utlevert, jfr. Personopplysningslovens §18 og forvaltningslovens §18.

· Alle har rett til å vite hva slags type opplysninger som er tatt inn i personalregistret, iflg. Personopplysningslovens §18 –3.

· Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

· Hjemmelhenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse – for eksempel:

· §14 interne dokumenter

· §13 – opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

· §23 – forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)

· §25 – dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse

· Overordnet leder og arkivmedarbeidere har tilgang til opplysninger i personalarkivet, jfr. personopplysningslovens §§ 13 og 15.

· Disse opplysningene er pålagt taushetsplikt.

8 BORTSETTING OG PERIODISERING

Personalmapper til ansatte som er sluttet i tjeneste settes i fjernarkivet ordnet - alfabetisk på personnavn. Av praktiske grunner deles materialet inn i tidsperioder, pakkes i bokser og settes bort til det foretas ordinær periodisering.

Ved bortsetting skal sikkerhet og personvern være ivaretatt etter gjeldende bestemmelser. Bare beordret personell skal ha adgang til materialet.

9 AVLEVERING

Personalmapper skal avleveres til det kommunale arkivdepotet når materialet er 25 – 30 år gammelt. Nesna kommune har pr. i dag fått depot, som skal tas i bruk til høsten. Avlevering/bortsetting skal skje til våre fjernarkiv/bortsettingsarkiv som er i Nesna Administrasjonsbygg.

Før mappene settes bort skal det være foretatt arkivbegrensning, fjerning av binders og stifter. Det skal samtidig skrives en avleveringsliste over det materialet som avleveres.

Hvis en etat/avdeling avvikles eller omorganiseres skal personalmapper avleveres til depot/fjernarkivet umiddelbart etterpå.

10 OVERFØRING AV OPPLYSNINGER

Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter, heller ikke mellom kommunale etater. Det anbefales at det opprettes nye personalmapper, og at utveksling av informasjon skjer i form av kopier etter avtale med arbeidstakeren.

Ved omorganiseringen pr. 01.01.04 ble alle personalmappene på etatene avsluttet. Personalmappene for lærerne og personalmappene som var på kommunekassen er slått sammen med mappene i ”hovedpersonalarkivet” både fysisk og elektronisk.

Det skal bare være en aktiv personalmappe for hver ansatt.