|
1.Sortering av post Aviser legges direkte til mottaker. Følgende post legges direkte til mottaker uten å åpnes:
- Alle brev som er privat adressert, - det vil si hvor personnavn står foran organisasjonsnavnet (eks: Heidi Kjørsvik - Malvik kommune, Arkivleder Heidi Kjørsvik - Malvik kommune)
- Brev som er adressert til legekontor
- Brev som er adressert til kommunelege
- Brev som er adressert til helsesykepleier/helsestasjon)
- Brev som er adressert PPT (åpnes av den som skanner for PPT)
- Brev som er adressert til barnevern
- Brev som er adressert til bibliotek
- Brev som er adressert til kirkekontor
- Brev som er adressert til tannlege
- Brev som er adressert til Nav/sosialkontor
- Brev som er adressert til tillitsvalgte
- Brev som er adressert til hovedverneombud
- Brev som er adressert til migrasjonshelse
Resten av posten skal åpnes. Det gjelder for eksempel:
- Alt til skoler og barnehager
- Dokumenter til Helse og velferd, alle virksomheter (Gjelder det klientpost, så legges det det i internposten til den det gjelder som skanner til sitt eget fagsystem)
- Flyktning åpnes
- Fakturaer. Sjekk at det faktisk er faktura før den legges til Tydal
- Regnskapsbilag. Sjekk at det faktisk er regnskapsbilag før det legges til Stjørdal
Feiladressert post returneres uåpnet til Posten.
Rekommandert post:
Rekommanderte sendinger hentes på Posten og behandles som ordinær postbehandling Følgende post skal ikke arkiveres (legges til saksbehandler):
- Tilbud vi ikke har bedt om
- Regnskapsbilag, lønnsbilag (kan være arkivverdig med tas inn i egne fagsystem)
- Kurs
- Møteinnkallinger (kan tas inn dersom det er viktig dokumentasjon)
- Lover og forskrifter (gjelder også info om dette)
- Rundskriv
Arkivverdig post skal journalføres. Her er noen eksempler: Alt som skal saksbehandles (Med saksbehandling menes i dette tilfelle at det foretas en form for svar/handling/avgjørelse)
- All klagebehandling bortsett fra klage på legebehandling
- Alt som har dokumentasjonsverdi (både pr i dag, historisk og ikke minst rettslig)
- Kontrakter/skjøter –alle typer
- Avtaler – alle typer
- Forhandlinger (eks lokale forhandlinger, lønnsforhandlinger osv)
- Garantier (eks bankgarantier)
- Planer
- Rapporter – hvis de har dokumentasjonsverdi
- Tilbud som vi har bedt om å få
- Høringer
- Møtereferat
3. Sortering elektronisk post Gå igjennom hver enkelt e-post:
- All reklame legges i mappe for reklame
- Kurstilbud – bruk skjønn
- Brev fra KS sendes leder HR
- Arkivverdig post skal journalføres.
- Hastesaker sendes saksbehandler i tillegg til at den journalføres
- All e-post som blir sendt til saksbehandler og eller journalført flyttes til boksen ”Ferdigbehandlet” som ligger under ”Innboksen”
4. Mottak av elektroniske skjema Skjema fordeles automatisk til riktig sak eller legges på Skjema fordelingssak. 5. Stempling og journalføring og skanning All papirpost som skal journalføres stemples ”Mottatt og mottattdato”. Dette stempelet brukes kun til post som skal journalføres. Påfør saksnummer i stempelfeltet. Alle dokumenter skannes til Elements. Alle journalførte dokumenter legges i et felles omslag for pr dag og legges deretter inn arkivbokser, som oppbevares i 3 måneder før makulering. 6. Unntatt offentlighet: Post som er unntatt offentlighet skal stemples med ”Unntatt offentlighet + aktuell hjemmel”. 7. Postjournal Postjournalen publiseres med to dages forsinkelse. |