Organisering av arkiv og arkivtjenesten og interkommunale samarbeid

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Lyngen kommune er organisert som sentralarkiv med ett felles postmottak i rådhuset, og ett felles elektronisk arkiv for alle virksomheter. Etter journalføring i rådhuset blir posten videre fordelt elektronisk til saksbehandlere i de forskjellige virksomhetene. Fagsystemer og tilhørende papirbaserte objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Arkivtjenesten er underlagt en felles ledelse som utøves av arkivleder, og er administrativt underlagt rådmannen. Arkivleder plikter å sørge for å gjøre alle ansatte er kjent med de rutiner som er omtalt i dette dokumentet og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandlingen. Videre skal arkivleder gjøre seg kjent og innforstått med gjeldende regelverk, sørge for tilstrekkelig opplæring av nytilsatte og ha ansvar ved gjennomføring og avlevering til arkivdepot.

Alle arkiv i Lyngen kommune var fram til 31.12.2008 kategorisert som papirbaserte, selv om det ble brukt en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Lyngen kommune gikk over til fullelektronisk arkiv i forbindelse med at Ephorte4 ble tatt i bruk 01.01.2009, og de elektronisk produserte og lagrede dokumentene ble de originale, offisielle og gyldige versjonene.

Lyngen kommune hadde felles database sammen med 6 Nord-Troms kommuner (Storfjord, Kåfjord, Skjervøy, Nordreisa og Kvænangen) fram til 31.12.2014. Basen lå på server på rådhuset i Olderdalen. Fra 01.01.2015 ble ephorte4 oppgradert til ephorte5 og fikk egne databaser, det ble da periodisert med skarpt periodeskille.  Fra 01.01.2016 flyttet Lyngen kommune sin database til Lyngen kommunes rådhus på Lyngseidet og ble avsluttet 31.10.2020 og ble periodiser med skarps skille. Fra 01.11.2020 ble Websak tatt i bruk og ligger på server i Lyngen kommune.

Arkiv og arkivdeler

Arkivet til Lyngen kommune er delt inn i flere arkivdeler og arkivserier

Følgende arkivdeler inngår i det elektroniske materialet som produseres i ePhorte:

• Postjournal som gir fullstendig oversikt over inn- og utgående post samt interne dokumenter.
• Saksarkiv ordnet etter K-koder (SAK)(kommunenes arkivnøkkel). Dette er felles for alle enhetene og er tilgangsstyrt.
• Personalarkiv (PERS), som er felles for hele kommunens administrasjon. Tilgang kun for autorisert personale.
• Elevarkiv (ELEV) (spes.ped.arkiv), som er felles for alle kommunale grunnskoler. Tilgang kun for autorisert personale.
• Barnehagebarn (BARN) (spes.ped.arkiv), som er felles for alle kommunale barnehager. Tilgang kun for autorisert personale.
• Byggesaksarkiv (BYGG)
• Delingsarkiv (DELING)
• Gårdsarkiv (GÅRD)
• Utvalgsbehandling, som inneholder møteprotokoller for alle politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg.

Følgende enheter har i tillegg egne arkivserier som produseres i de forskjellige fagsystemene:

• Helse- og omsorgssentre: Klientarkiv for sykehjem, klientarkiv for hjemmetjenesten (PROFIL)
• Legetjenesten: Pasientarkiv
• Helsestasjonstjenesten: Klientarkiv
• Fysioterapitjenesten: Klientarkiv
• Psykiatritjenesten: Klientarkiv
• Barnevern: Klientarkiv
• NAV Sosial: Klientarkiv

Følgende arkivserier vil bli beholdt i papriversjon inntil videre:

• Møtebøker

Papirbaserte serier som er avsluttet, men brukes til oppslag:

• Saksarkiv ordnet etter K-koder, er plassert i bortsettingsarkiv i hvelv i rådhusets kjeller.
• Gårdsarkiv (ordnet etter gnr./bnr. nr.),er plassert i arkivrom i rådhusets kjeller.
• Personalarkiv er plassert midt i 1. etg. rådhuset.
• Byggesaks-/ delingsarkiv er plassert midt i 1 etg. rådhuset.
• Se også bortsettingsarkiv i arkivplanen.

Interkommunalt samarbeid