Reglement for bruk av elektronisk kommunikasjon

Virkeområde

Retningslinjene gjelder for elektronisk informasjonsflyt og informasjonsutveksling med Bø kommune og som har med forvaltningsvirksomheten, innhenting og vurdering av informasjon, vedtak og utsending av vedtak.

Retningslinjene omfatter elektronisk kommunikasjon med enkeltpersoner og virksomheter, andre eksterne offentlige forvaltningsorgan og interne forvaltningsorgan.

Definisjon

Med elektronisk kommunikasjon forstår man bruk av f. eks. Internett, eller lignende kommunikasjonssystem, og bruk av talestyrte eller andre automatiske telefontjenester, men ikke bruk av taletelefon eller annen muntlig kommunikasjon (eForvaltningsforskrifta § 3c).

Hjemmelsgrunnlag

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova)
Lov om elektronisk signatur (E-signaturlova)
Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskrifta)

Generelle krav til bruk av elektronisk kommunikasjon i Bø kommune

Enhver som vender seg til Bø kommune kan benytte elektronisk kommunikasjon når det skjer i den form og etter den framgangsmåten som er definert her

E-post til kommunen skal sendes til sentral e-post adresse. Adresse til sentralt e-postmottak er post@boe.kommune.no

Adressen skal være lett tilgjengelig på kommunens hjemmesider.
Adressen skal trykkes på brevark og være godt synlig på all utgående elektronisk post fra kommunen, uavhengig av hva slags elektronisk adresse som benyttes ved utsending.

Gjeldende rutiner for journalføring av elektronisk post i Bø kommune skal følges. Bø kommunes arkivrutiner

Gjeldende retningslinjer for journalføring i Bø kommune skal følges

Begrensning i bruk av elektronisk kommunikasjon

Ved bruk av elektronisk informasjon skal avsender identifisere seg med navn og adresse dersom slike forespørsler skal bli håndtert.

I enkelte saker kan Bø kommune be om opplysninger som bekrefter avsender sin identitet eller fullmakter.

Følgende opplysninger skal ikke utveksles elektronisk fra Bø kommune med mindre det er benyttet trygghetsstjenester og –produkt som på en tilfredstillende måte sikrer mot urettmessig innsyn:

• Opplysninger unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglov og forvaltningslov
• Sensitive personopplysninger
• ……

Anledning til å nekte bruk av elektronisk kommunikasjon

Dersom noen misbruker tilgangen til å benytte elektronisk kommunikasjon med kommunen, kan en nekte vedkommende helt eller delvis å benytte slik kommunikasjon i framtida. Man skal sende ut varsel med en frist for å uttale seg i saken før ein nekter noen å benytte elektronisk kommunikasjon. Dersom det er nødvendig av hensyn til tryggheten kan kommunen nekte tilgang straks.

Håndtering av opplysninger der det er benyttet elektronisk kommunikasjon

Rutiner for journalføring og postbehandling

Bekreftelse på mottak

Mottak bekreftes ikke unntatt der avsender ber om det.

Rutiner for bekreftelse av mottak i Bø kommune

Bekreftelsen sendes ut av arkivpersonalet eller den som er definert som direkte mottaker av elektronisk kommunikasjon når posten blir journalført, og senest i løpet av dagen etter posten er mottatt.

Melding om feil og manglar

Dersom kommunen mottar elektronisk post som skulle ha vært sendt til et annet organ eller et annen elektronisk adresse, må kommunen informere avsenderen om dette, og hvis det er mulig vise vedkommende til rett organ og rett elektronisk adresse.

Mottar kommunen elektronisk post med andre feil eller mangler må kommunen informere avsenderen om dette før saksbehandling tar til.

Melding om og tilgjengeliggjøring av vedtak

Melding om vedtak kan skje ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom parten har oppgitt den elektroniske adressen kommunen skal benytte for å sende varsel om vedtak. Vedtaket skal gjøres tilgjengelig fra egne informasjonssystem og risiko for at uvedkommende skal få innsyn skal være tilfredsstillende forebygd.

Rutiner for elektronisk melding om vedtak i Bø kommune

Alle elektroniske meldinger skal være registrert og produsert i ESA saksbehandlersystem. Melding om vedtak sendes via ESAs mailsystem.

Rutiner for elektronisk tilgjengeleggjøring av vedtak i Bø kommune

Ved godkjenning av møteprotokoll legges denne ut på kommunens hjemmeside.

Klage

Klage over enkeltvedtak kan framsettes i elektronisk form. Klagen blir journalført som et inngående dokument til gjeldende sak.

Innsyn i dokument og opplysninger ved elektronisk kommunikasjon

Krav om innsyn kan sendes organet elektronisk. Det kan gis tilgang til opplysninger og dokument i elektronisk form hvis den som krever innsyn samtykker eller ber om det, og dersom risikoen for urettmessig innsyn i opplysninger og dokument i systemet er tilfredsstillende forebygd.

Kommunen skal legge til rette for at dokumentene kan legges fram slik at innholdet kan dokumenteres for en tredjepart

Elektronisk forsendelsesmåte

Bø kommune har tatt i bruk SvarUT som elektronisk forsendelsesmåte i tillegg til e-post. Alle journalposter kan sendes med SvarUT så lenge de inneholder full adresse eller fullt personnummer. Journalposter som er gradert kan ikke sende med e-post, og MÅ sendes med SvarUT.