|
Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles. Den praktiske gjennomføringen av delingen bør skje senest ett år etter at en arkivperiode er avsluttet, og skal gjøres på følgende måte: 1. Møtebøker: Innkallinger og møteprotokoller blir skrevet ut for hvert møte og satt i perm. Etter endt periode skal de bindes inn på forsvarlig måte og overføres til bortsettingsarkivet. Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. 2. Saksarkivet: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkivet. Hvis det er i hyppig bruk, kan bortsettingsmaterialet plasseres i et arkivskap i et kontorlokale. Periodiseringen fører til at arkivet blir delt i tre: Dagligarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i inneværende arkivperiode. Bortsettingsarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i tidligere arkivperioder, men som ikke er avlevert til fjernarkivet. Fjernarkivet er siste stoppested for arkivdokumentene og felles for hele kommunen. |