|
Grunnskolens arkiv har følgende arkivserier: Fra skoleåret 2013/2014 ble VISMA tatt i bruk. Der finner vi klasselistene, vitnemål, terminkarakterer og klassedagbøker. Alle disse arkivseriene før 2013 skal avleveres til bortsetting/depot innen utgangen av 2016. Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Egenproduserte rundskriv blir skrevet og sendt via VISMA fra skoleåret 2013/2014. Arkivserien før dette skoleåret skal avleveres til bortsetting/depot innen utgangen av 2016. I denne serien arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. fysisk adskilt fra resten av saksarkivet, sortert kronologisk. Hvis skolen ikke oppretter en serie som inneholder alle egne arkivverdige rundskriv, må disse arkiveres i saksarkivet. Fordelen med en egen serie er bedre oversikt over rundskrivene og en mindre arbeidskrevende jobb når disse skal kassasjonsbehandles. Elevarkiv/spesialarkiv inneholder dokumenter som ikke er arkivverdig, som kan inneholder personsensitive opplysninger som er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved skolene kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Denne serien makuleres når eleven slutter. Personalarkiv i ESA skal inneholde alle dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold. Andre dokumenter som gjelder den daglige forvaltningen, kan man ha i et personalarkiv på skolen, som makuleres hver periode og senest når ansettelsesforholdet utløper eller den ansatte slutter. Saksarkivet i ESA inneholder saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen (K-koder). |