|
1. Skolene har postmottak på Fellesavdelingen på rådhuset, som fordeler til alle ytre enheter. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Post mottatt av andre enn postmottaket, slik som lærere, rådgivere etc., skal leveres arkivtjenesten på Fellestjenesten for registrering. 2. Den uåpnede posten skal deles i personlig adressert post og post til skolen. Post som er adressert til skolen skal åpnes av arkivansvarlig og eventuelt datostemples. Post der skolens navn står før et personnavn er post til skolen og skal åpnes av arkivansvarlig. Personlig adressert post er det først når navnet til personen står foran skolens navn, og da skal posten leveres uåpnet til rette vedkommende. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til skolen, har mottakeren ansvaret for at det straks blir levert tilbake til Fellestjenesten for eventuell registrering. 3. Posten deles i informasjonspost og sakspost. Følgende blir i hovedsak regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller og annet mangfoldiggjort materiale. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke legges i arkivet, men i ringpermer eller kassetter i kontorbiblioteket, fysisk adskilt fra arkivet. Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. Det gjelder ikke minst post vedrørende enkeltelever, også den som mottas av lærere etc. 4. Saksposten skal stemples med journalstempel og registreres i postjournal. Arkiv- og journalnummer skal føres på saksdokumentene og i postjournalen. Deretter skal saksposten deles i offentlig og ikke offentlig post. Dokumenter som er unntatt fra offentlig innsyn skal påføres med referanse til hjemmel for unntaket.Når man bruker elektronisk sak-/arkivsystem, skal slike brev tilgangsbegrenses i samsvar med rutinene i dette systemet. 5. Utgående post skal registreres i postjournalen. Dette gjelder også sakspost fra lærere, rådgivere etc. (Se for øvrig avsnittene Egenproduserte rundskriv og Elevarkiv under punkt 5.2) Utgående brev sendes med E-post eller SvarUT. Skrives det ut og sendes med post, skal originalen underskrives før sending. Elektronisk post sendes uten underskrift - med tekst nederst om at dette er å anse som et underskrevet dokument. Faks blir ikke brukt lengre. Konfidensiell post MÅ sendes med SvarUT eller skrives ut og sendes med vanlig postgang. 6. Saksmapper fra før 2012 skal arkiveres i papirformat. Saker fra 2012 blir ikke arkivert i papirformat. Før arkivlegging av en avsluttet sak skal arkivmappen renses for binders, plastomslag etc., og konsepter, kladder, dubletter, arbeidsnotater o.l. skal fjernes fra mappen. |