| Formål, framdrift og utvikling
|
|
|
|
|
|
Formål og målsettinger
|
Arkivets formål
|
Arkivets primærfunksjon
|
|
|
|
|
Arkivets sekundærfunksjon
|
|
|
|
Formål med arkivplanen i Bø kommune
|
|
|
|
|
Formål og målsetting for arkivtjenesten
|
|
|
|
|
Utviklingsplaner for arkivet og arkivtjenesten
|
|
|
|
Ansvar
|
Rådmannens ansvar
|
|
|
|
|
Arkivplangruppas mandat
|
|
|
|
|
Medarbeideres ansvar
|
|
|
|
Arkivplanarbeidet
|
Oppbygging av arkivplan
|
|
|
|
|
Avgrensing/prioriteringer
|
|
|
|
|
Oppdatering av planen
|
|
|
|
|
Periodisering av planen
|
|
| Organisering/ ansvar
|
Politisk organisering
|
Styrer, råd utvalg
|
Kommunestyret Formannskapet
|
|
|
Administrativ organisering
|
Sentraladministrasjonen
|
|
|
|
|
Helse- og omsorgsetaten
|
|
|
|
|
Barnehage- og skoleetaten
|
|
|
|
|
Teknisk etat
|
|
|
|
|
Økonomi-avdelingen
|
|
|
|
|
NAV
|
|
|
|
Arkivorganisering
|
Arkivskapere, serier
|
|
|
|
|
Etater og avdelinger i Bø
|
|
|
|
|
Arkivorganisering
|
Arkiv og journalsystem organisering
|
|
|
|
Konsekvenser v/omorganisering
|
|
|
|
Arkivansvar og fullmakt
|
Arkivansvarskart
|
|
|
|
|
Rådmannens arkivansvar
|
|
|
|
|
Arkivtjenestens ansvar
|
|
|
|
|
Arkivleders ansvar
|
|
|
|
|
Arkivansvar sentraladministra- sjonen og ytre avdelinger
|
|
|
|
|
Behandlingsansvarlig for personopplysninger
|
|
|
|
|
Databehandlingsansvarlig for personopplysninger
|
|
| Overordnede regler
|
Sentrale begreper
|
Begreper og definisjon
|
|
|
|
|
Stikkordsliste arkivforskrift
|
|
|
|
Lover og forskrifter
|
Arkivloven
|
Arkivloven
|
|
|
|
|
Arkivforskriften
|
|
|
|
|
Behandling av off. arkiv
|
|
|
|
Kommuneloven
|
|
|
|
|
Forvaltningsloven
|
Forvaltningsloven
|
|
|
|
|
EForvaltningsloven
|
|
|
|
Offentlighetsloven
|
Offentleglova
|
|
|
|
Personopplysningsloven
|
Personopplysningsloven
|
|
|
|
|
Personopplysn.forskriften
|
|
|
|
Pasientrettighetsloven
|
Pasientrettighetsloven
|
|
|
|
|
Forskrift om pasientjournal
|
|
|
|
Helsepersonell loven
|
|
|
|
|
Sikkerhetsloven
|
|
|
|
|
Bokføringsloven
|
|
|
|
|
Åndsverkloven
|
|
|
|
|
Straffeloven
|
|
|
|
|
eSignaturloven
|
|
|
|
Riksarkivarens bestemmelser
|
Innrapportering elektroniske systemer
|
|
|
|
|
Elektronisk arkivdanning
|
|
|
|
|
Krav og standarder
|
Arkivstandard
|
|
|
|
|
Arkivlokaler
|
|
|
|
|
Elektronisk arkivformat
|
|
|
|
|
Elektronisk lagringsenhet
|
|
|
|
|
Godkjent papir/penner
|
|
|
|
|
Godkjent lim
|
|
|
|
Normalinstruks for depot
|
|
|
|
|
Kassasjonsregler skatt
|
|
| Regler emnedelt
|
Ordningssystemer
|
Arkiv og journalsystemer
|
|
|
|
|
Prinsipper og system for journalføring og arkivering
|
Prinsipp og system for journalføring
|
|
|
|
|
Protokoller
|
|
|
|
|
Saksarkiv
|
|
|
|
|
Spesialarkiv/objektarkiv
|
|
|
|
Arkivnøkler og ordn.prinsipp
|
|
|
|
|
Organisering i saksmapper
|
|
|
|
|
Ordn.system i fjernarkiv/depot
|
|
|
|
Registreringsregler for sak
|
Skriveregler
|
|
|
|
|
Administrasjon
|
Sentralarkivet
|
|
|
Delegasjonsreglement
|
Delegasjonsreglement
|
|
|
|
Innsyn
|
Innsyn i offentlig journal
|
|
|
|
|
Paragrafer unntatt offentlighet
|
|
|
|
|
Eksternt innsyn i arkiv
|
|
|
|
|
Innsyn i avlevert personreg.
|
|
|
|
Utlån internt
|
|
|
|
|
Sensitive personregistre
|
Konsesjon- og meldeplikt
|
|
|
|
|
Deponering
|
|
|
|
|
Innsyn og utlån fra deponert register
|
Retningslinjer for gjenbruk av personreg.materiale ved Arkiv i Nordland
|
|
|
Elektronisk arkiv
|
Instruks for elektronisk arkivering av saksdokumenter
|
§3-3 Interne ansvarsforhold og rutiner
|
|
|
|
|
§3-2 Oppbygging og bruk av elektronisk arkiv
|
|
|
|
Reglement for bruk av elektronisk dokumentasjon
|
|
|
|
Bevaring/kassasjon
|
Hjemmel for kassasjon
|
|
|
|
|
Kassasjonsvurdering
|
|
|
|
|
Gjennomføring av kassasjon
|
|
|
|
|
Sektorvise kassasjons- Reglement
|
Kassasjon skattedokumentasjon
|
|
|
Arkivlokaler og depot
|
Regler for adgang til arkivlokaler
|
|
|
|
|
Daglig arkiv
|
|
|
|
|
Bortsettingsarkiv
|
|
|
|
|
Fjernarkiv
|
|
|
|
|
Depotarkiv
|
Normalinstruks
|
|
|
|
|
Avleveringsbest.depot
|
|
|
|
|
Avlevering personregistre
|
|
|
|
|
Avlevering papirarkiv m/2 undermapper
|
|
|
|
|
Avlev.elektroniske arkiv
|
|
|
|
|
Kopieringsbestemmelser
|
| Rutiner og prosedyrer
|
Rutiner generelt
|
|
|
|
|
Ansvar for rutiner/prosed.
|
Arkivtjenestens ansvar
|
|
|
|
Saksbehandlers arkivoppgaver og ansvar
|
Saksbehandlers ansvar for papirarkiv
|
|
|
|
|
Saksbehandlers viktigste rutiner – forenklet
|
|
|
|
|
Saksbehandlers ansvar ved elektronisk arkiv
|
Personlig mottatt post
|
|
|
|
|
E-post
|
|
|
|
|
Saksopplysning på nye medier
|
|
|
|
|
Søk etter eksisterende saker
|
|
|
|
|
Oppretting av ny sak
|
|
|
|
|
Registrering av egenprodusert dokument
|
|
|
|
|
Utgående e-post
|
|
|
|
|
Feilregistrert journalpost
|
|
|
|
|
Avskriving
|
|
|
|
|
Gradering av dokument
|
|
|
|
|
Avslutning av saker
|
|
|
|
|
Restansekontroll
|
|
|
Dokumentets vei
|
|
|
|
|
Daglige post/arkivrutiner
|
Sentralarkivet felles journalenhet
|
Formål
|
|
|
|
|
Postmottak og sortering
|
|
|
|
|
Poståpning og fordeling
|
|
|
|
|
Arkivbegrensing
|
|
|
|
|
Skanning
|
|
|
|
|
Stempling/journalføring m/2 undermapper
|
|
|
|
|
Offentlighetsvurdering
|
|
|
|
|
E-post
|
|
|
|
|
Telefaks
|
|
|
|
|
Saksfordeling/oppfølging
|
|
|
|
|
Personintensiv post
|
|
|
|
|
Journalføring og ekspedering utgående post
|
|
|
|
|
Saksavslutning og arkivlegging
|
|
|
|
|
Kvalitetssikring
|
|
|
|
Daglige rapporter fra arkivet
|
Offentlig journal
|
|
|
|
|
Postliste
|
|
|
|
Arkivering av saksdokumentasjon
|
|
|
|
|
Utvalgsbehandling
|
Definisjoner
|
|
|
|
|
Føring protokoll/møtebok
|
|
|
|
|
Offentlighet i utvalgsbeh.
|
|
|
|
|
Utvalgsbehandling
|
|
|
|
|
Delegasjonssaker
|
|
|
|
Postrutiner ytre avdelinger
|
|
|
|
|
Rutiner for elektronisk arkivering
|
Krav til journal og arkivsystem
|
|
|
|
|
Konvertering arkivformat
|
|
|
|
|
Rutiner kassasjon av skannede dok.
|
|
|
|
|
Kvalitetskontroll av elektronisk journal og arkivsystem
|
|
|
|
|
Nødprosedyrer v/driftstans
|
|
|
Periodiske arkivrutiner
|
Bruk og lån av mapper
|
Rutiner for bruk og lån internt
|
|
|
|
|
Rutiner bruk/lån eksternt
|
|
|
|
|
Utlån personalmapper
|
|
|
|
|
Utlån elevmapper
|
|
|
|
Innbinding
|
|
|
|
|
Kassasjon
|
Kassasjonsbehandling
|
|
|
|
Periodisk kvalitetskontroll
|
Periodisk kvalitetskontr.
|
|
|
|
Periodiske rapporter fra arkivtjenesten
|
Rapporter m/2 underm.
|
|
|
|
Periodiseringsprinsipper
|
Mykt periodeskille
|
|
|
|
|
Skarpt periodeskille
|
|
|
|
|
Periodisering objektarkiv
|
|
|
|
Periodisering og bortsetting
|
Periodisering papirarkiv
|
|
|
|
|
Periodisering sak/arkivsystem
|
|
|
|
|
Sanering elektronisk arkiv
|
|
|
|
Periodisering/bortsetting/ avlevering ytre avdelinger
|
|
|
|
|
|
Utlevering/overføring elevopplysninger
|
|
|
Spesialrutiner
|
Behandling personalarkiv
|
Retningslinjer
|
|
|
|
Bortsetting av arkiv
|
|
|
|
|
Førstehjelp v/skade på arkiv
|
Brann
|
|
|
|
|
Flom- og vannskade
|
|
|
|
|
Soppskader
|
|
|
|
Oppdatering av arkivplanen
|
|
|
|
|
Sikkerhetsrutiner
|
|
|
|
|
Systemsvikt
|
Exel postjournal off. forv.
|
|
|
Kvalitetsikring - arkivfaglig
|
Kvalitetsrutiner
|
Daglig kvalitetskontroll
|
|
|
|
|
Månedlig kontroll
|
|
|
|
|
Kvartalsvis kontroll
|
| Arkivoversikt inneværende periode
|
Arkivstrukturen i Bø kommune
|
|
|
|
|
Arkiv, delarkiv, arkivserier
|
Sentralarkiv aktive serier
|
Arkivserier 1 til 22
|
|
|
|
Arkiv/delarkiv undervisning
|
Administrasjon
|
|
|
|
|
Barnehager m/3 underm
|
|
|
|
|
Skoler m/3 undermapper
|
|
|
|
Arkiv/delarkiv helse/omsorg
|
Delarkiv omsorg m/9 um
|
|
|
|
|
Delarkiv helseetaten 2 um
|
|
|
|
|
Delarkiv barnevern 4 um
|
|
|
Elektroniske system
|
EDB sak/arkivsystem
|
|
|
|
|
Fagsystem, databaser, registere
|
IBM komfakt
|
|
|
|
|
Helse/sosial/omsorg m/3 undermapper
|
| Arkivoversikt eldre periode
|
|
|
|
|
|
Depotordning
|
Personregister
|
|
|
|
Periodiseringsprinsipper eldre arkiv
|
|
|
|
|
Oppstilling av arkivene i Bø kommune
|
|
|
|
|
|
Allment arkivskjema
|
|
|
|
Arkivoversikt (off. lister)
|
Arkivbestanden i Bø kommune
|
Kommuneadm. m/7 um.
|
|
|
|
|
Teknisk
|
|
|
|
|
Barnehage/skole m/6 underm.
|
|
|
|
|
Kultur/næring/landbruk
|
|
|
|
|
Helse, sosial og omsorg m/6 undermapper
|
|
|
|
|
Kommunekassen
m/3 undermapper
|
|
|
|
Privatarkiv
|
|
|
|
|
Avleverte arkiv
|
|
|
|
|
Overførte arkiv
|
|
|
|
|
Oversikt taushetsbelagt arkivmateriale
|
|
|
|
Eldre elektroniske system
|
Eldre elektroniske arkivsystem
|
Kontor 2000 v.4.0
|
|
|
Organisasjonshistorikk
|
|
|