|
Bø kommune - Mandat for vedlikehold av arkivplan på Arkivplan.no.
-
Mandat :
Rådmannen gir med dette mandat til en arkivplangruppe som skal styre, koordinere og ha ansvar for å gjennomføre arbeidet med ”omlegging av arkivsystem og rutiner for Bø kommune".
- Resultat for arbeidet : Arkivplan for kommunen var tilgjengelig på Arkivplan.no fra 01.10.2012.
-
Effekt: Samordnede rutiner og oversikt over arkivtilfanget i kommunen med ressursbesparelser i arkivdannings-, formidlings-, opplærings- og informasjonsøyemed.
Organisering :
- Prosjektgruppa ved oppstart: Besto av arkivleder og arkivarer fra helse/omsorgsetaten, og 2 arkivmedarbeidere fra Fellestjenesten.
Gruppa er oppløst, da kun 2 fremdeles er ansatt i Bø kommune.
- Arkivarbeidet blir pr i dag utført av nyansatt på helse/omsorgsetaten og 4 medarbeidere på Fellestjenesten (inkl. arkivleder).
- Bidragsytere/arbeidsgrupper for avdelingene: I perioder vil andre medlemmer utpekes for sin avdeling og arkivplangruppen fordeler arbeid og ansvar til disse. IKA Nordland (IKAN) v/Arkiv i Nordland sin rolle er rådgivende, veiledende og retningsgivende.
-
Ansvar etter prosjektperioden:
Arkivleder skal etter avsluttet planarbeid ha oppfølgings/ endringsansvar for arkivplanen, samt andre løpende spørsmål innenfor arkiv,
herunder kontakt med IKA Nordland, opplæring, kontroll m.m. Ved større revidering av arkivplanen skal ny arkivplangruppe nedsettes.
-
Ressursbeskrivelse:
Arbeidet har konsekvenser for alle ansatte i kommunen, og derfor skal alle gjøre seg kjent med arkivplanen og invitere arkivleder
ved planlegging av eventuelle endringer i organisasjonen. Arkivleder har myndighet til å pålegge alle ansatte å delta i arkivplanarbeidet
Bø kommune, 01.09.2016 Gundar Jakobsen Rådmann |
|