Glemt Passord?

E-post

 RUTINE FOR BRUK OG BEHANDLING AV E-POST

E-postmottaket

Mottak av e-post

Utsendelse av e-post

Merk!
Brukere av denne rutinebeskrivelse bør også gjøre seg kjent med gjeldende post- og ekspedisjonsrutiner.

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

     
   

E-postmottaket

Alle

1

Krav til e-postmottaket:
Virksomheten skal kun ha en offisiell e-postadresse (et offisielt e-postmottak). Private e-postadresser skal ikke legges ut på hjemmesider i kommunen, påføres brevark m.m.
På visittkort skal virksomhetens offisielle e-postadresse stå foran den private e-postadressen.
Den enkelte virksomhet må legge ut informasjon på sine hjemmesider om:

  • Krav til formater på e-postforsendelser
  • Eventuelle henstillinger/oppfordringer til publikum (f.eks. om ikke å sende formelle henvendelser i saker som e-post).
  • Osv.
     

Arkiv

2

Virksomhetens offisielle e-postmottak skal åpnes/betjenes av arkivtjenesten (eller av utpekt personale i overensstemmelse med arkivtjenesten) minst en gang daglig. Arkivverdig e-post skal journalføres med direkte tilknytting

     
   

Mottak av e-post

Alle

3

Saksbehandlere eller andre som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn virksomhetens offisielle e-postadresse, må selv sørge for at forsendelsen rutes videre til virksomhetens offisielle e-postmottak, evt. tas ut på papir og blir brakt til arkivet for behandling etter gjeldende post- og ekspedisjonsrutine.

     
 

4

Dersom det i medhold av lov stilles krav om underskrift, skal e-post avvises.

     
   

Utsendelse av e-post

 

5

E-post forsendelse som ut fra sitt innhold må betegnes som saksdokument skal også sendes post-mottak for journalføring

     

Arkiv

6

Arkivtjenesten journalfører og arkivbehandler forsendelsen etter beskrivelser i gjeldende post- og ekspedisjonsrutine.

     

Alle

7

Etter journalføring kan forsendelsen gå ut via virksomhetens e-postsystem (påført nødvendige arkivreferanser).

     

Arkiv

8

Saksbehandler bestemmer forsendelsesmåte (dvs. om forsendelsen har gått som e-post, SvarUT eller om signert papirversjon er sendt med posten).

     

Alle

9

Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg.

     
 

10

Dokument som er/kan unntas fra offentlighet bør man unngå å sende som e-post så langt det er mulig. Meldinger av ovenfor nevnte natur som sendes til eksterne brukere må krypteres.

     
 

11

Kopier av dokument fra saksbehandlingssystem kan kun sendes mellom virksomheter og til eksterne brukere, f.eks. som vedlegg til e-postmeldinger, dersom de er ferdigbehandlet (dvs. underskrevet og journalført). Dette gjelder ikke utkast til dokumenter som flere personer samarbeider om.

     
 

12

E-post skal ikke sendes til eksterne brukere dersom det er lovkrav til skriftlighet. Dette gjelder f.eks. forhåndsvarsel etter forvaltningsloven §16).