|
All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Opplysningene identifiserer dokumentet og knytter det til journalen. Stempelet inneholder
- kommunens navn (dokumenteier)
- saks- og dokumentnummer i journalen
- dato for journalføring
- arkivkode
- saksbehandler /avdeling
- unntatt offentlighet
- graderingskode
- kassasjonsfrist
Det er bare papirbaserte dokumenter som stemples og påføres registeropplysninger. I NOARK-4 baserte sak/arkivsystemer skal det være innbygget funksjonalitet for registrering og påføring av journalopplysninger på elektroniske dokumenter som virksomheten mottar i forbindelse med at de knyttes til sak. Dette gjelder først og fremst e-post. ESA har en elektronisk "stempling" av e-post. Å påføre dokumentet en dekkende arkivkode etter de ulike klassifikasjonssystemer som er i bruk, kalles gjerne for klassering. Kodesystemene bør bygge på allment godkjente prinsipper og systemer for arkivering. I det offentlige skal sakarkivet være oppstilt etter en emnebasert arkivnøkkel som dekker alle saksområdene som virksomheten steller med. Dokumenter som tilhører samme sak skal arkivlegges samlet innenfor det emnet i arkivnøkkelen saksområdet hører hjemme. Fagsystemer og andre arkivserier som er skilt fra saksarkivet som spesialarkiver kan ha ulike fagkoder. Dette vil ofte være tilfelle for objektrelatert dokumentasjon som er arkivert på koder som identifiserer objektet. Eks. personalmapper arkivert etter navn. |