|
Krav for skanning av saksdokumenter til sak-/arkivsystem. Godkjent format for elektronisk langtidslagring er Pdf for tekstdokumenter, TIFF for billeddokumenter. Arkivansvarleg konfigurerer sak/arkivsystemet slik at alle saksdokument automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat - PDF-A. Skanning av innkommende post: All arkivverdig post skannes inn i sak- og arkivsystemet, med mindre særskilte regler foreligger (se ovenfor: Postfordeling). Skanning av e-post: Arkivverdig e-post mottatt av saksbehandler videresendes til postmottak. Dokumentet overføres direkte til sak- og arkivsystemet. Skanning av utgående dokumenter: Det kan forekomme utgående dokumenter, f.eks. skjemaer, som ikke kan opprettes i sak- og arkivsystemet og som dermed må skannes. Hvis mulig bør det aktuelle skjemaet legges inn som mal. Dokumenter som ikke skannes Selv om Bø kommune kjører fullelektronisk arkivdanning skal noen dokumenter fremdeles arkiveres på papir, enten av juridiske hensyn eller fordi papirformatet er vanskelig å digitalisere. Dokumentene registreres i sak- og arkivsystemet, med kryssreferanse til fysisk plassering. Bø kommune arkiverte i papirformat ut 2011.
- Kart, bilder, byggetegninger som ikke får ønsket kvalitet
- Dokumenter som har format større enn A3
- Vedlegg på mer enn 10 sider
- Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap går direkte til rette vedkommende uten journalføring eller skanning.
Kvalitetssikring av skannede dokumenter Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
Etter skanning legges byggesøknader/dokumenter i gul plast-saksmappe og leveres teknisk. Makulering av skannede papirdokumenter Etter en sikkerhetsperiode på 6 måneder kan de skannede papirdokumentene makuleres, med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares, jfr. Riksarkivarens bestemmelser kap. xi, § 1-3. Makulering kan kun skje etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret skanning og konvertering fra produksjonsformat til arkivformat. I sikkerhetsperioden lagres dokumentene fortløpende i permer. Dokumentene makuleres etter gjeldende regler. |