|
Post til kommunen skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Arkivverdig post sorteres etter hvilke arkivsystem de skal journalføres i. Saksdokument som skal journalføres i fagsystem legges tilbake i konvolutten som stemples med dagens dato og videresendes i rette faginstans for journalføring og arkivering. Arkivverdig post som skal journalføres i sakarkivsystemet stemples, journalføres og skannes. Fakturaer datostemples og legges i kurv for økonomi til skanning. Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. |