Delegasjonssaker

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

SAKSFRAMLEGG

Arkivtjenesten

1

Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å skrive og forberede saker som baserer seg på delegasjonsvedtak fra utvalg eller har hjemmel i lov, forskrift eller annet regelverk (for detaljer se rutinebeskrivelser for behandling av post).

Saksbehandler

2

Oppretter et nytt dokument i saken i sak/arkivsystemet.

Velg utvalgsbehandling - Ny behandling - Velg om det skal behandles delegert eller politisk - og i hvilket utvalg. Etter at det er lagret - velges Nytt saksfremlegg og riktig mal - Neste - Lagre og Produser dokument. Ved arkivering, velges ESA og Arkiver (disketten) - og velg videre hva som skal skje.

Saken skal skrives i tråd med kravene til fullført saksbehandling. Saksframlegget skal bestå av en saksutredning og et administrativt vedtak som viser til delegasjonsvedtak eller annen hjemmel. Administrative vedtak vil bli referert for utvalget som har gitt fullmakten i neste møte

Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken. Dette gjøres i sak/arkivsystemet.

3

Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde vedtaket til part (med henv. til delegasjonsvedtak).

EFFEKTUERING AV VEDTAK

4

Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. (Jfr. steg 2). Saksbehandler skal i brevet informere om klagemuligheter og -kanaler. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

• Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Bø kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er ein uttale i saka. Endeleg vedtak vert gjort av Kommunestyret. Ev. klage skal stilast til: Bø kommune. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

5

For utsending og arkivering av partsbrev, se rutinebeskrivelser for håndtering av post annet sted i denne arkivplanen.

Politisk sekretariat / Utvalgssekretær

6

Til hvert møte setter utvalgets sekretær opp via ESA delegerte saker som "fast sak". Dette rapporterer for utvalget hvilke saker som er vedtatt med hjemmel i delegasjonsvedtaket i et avgrenset tidsrom (mellom hvert utvalgsmøte). Disse rapportene inngår i utvalgets møtebok.

Arkivtjenesten

7

I tillegg til at delegerte saker tas inn i møtebok under fast sak (jfr. steg 6), blir administrative vedtak basert på delegert myndighet arkivert i ESA.