Behandling av utvalgssaker i politisk sekretariat

Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

MØTEKALENDER

Politisk sekretariat /

Utvalgssekretær

1

To ganger i året setter politisk sekretariat opp møtekalender i samarbeid med rådmann og ordfører. Etter evt. høring registreres godkjent møtekalender med bl.a. tidsfrister for oppmelding av saker inn i sak/arkivsystemet. Møterom (K-salen) må reserveres og møtekalenderen gjøres offentlig på kommunens hjemmeside.

Saksbehandlere blir gjort oppmerksom på at fristen er 8 dager for å melde opp saker til utvalgsbehandling.

SAKSFRAMLEGG

Arkivtjenesten

2

Arkivtjenesten skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive saker for behandling i politiske utvalg (for detaljer se rutinebeskrivelser for behandling av post).

Saksbehandler

3

Saksbehandler skal skrive utvalgssaker slik at de tilfredsstiller kravene til fullført saksbehandling, dvs.: Administrasjonens saksframlegg skrives ferdig for det organ som skal ta den endelige avgjørelse, selv om utvalg på lavere nivå skal behandle saken underveis.

Saker som skal til politisk behandling ekspedere elektronisk til politisk sekretariat iht. aktuelle frister

En praktisk beskrivelse av fremgangsmåten i dette arbeidet, bl.a. bruk av ESA, er beskrevet i egen rutinebeskrivelse annet sted i denne arkivplanen. Også forhold knyttet til effektuering av politiske vedta er/vil bli innarbeidet i den rutinen.

Som en del av saksforberedelsen må saksbehandler sørge for å registrere parter i saken i sak/arkivsystemet.

4

Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde den til utvalgsbehandling. Dette gjør saksbehandler i ESA ved å arkivere saksfremlegget slik at det enten går til leder eller rådmann for godkjenning eller direkte til politisk sekretær. (De aller fleste saker skal til rådmannen først.)

Saksbehandler må samtidig sørge for å levere evt. saksmappe som inneholder alle aktuelle vedlegg i rett rekkefølge til utvalgs- sekretær. (Kun til bruk under møtet)

Skal saken bli behandlet i førstkommende utvalgsmøte, må saken være oppmeldt innen fristen går ut. (Jfr. steg 1)

Politisk sekretariat /

Utvalgssekretær

5

På bakgrunn av de sakene som saksbehandler har meldt opp til utvalgsbehandling i ESA lager politisk sekretær en møteinnkallelse som inneholder en saksliste. Dette dokumentet genereres også i ESA. Sakslisten setter sekretær opp i samråd med rådmann og ordfører slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker.

Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til evt. problemer som reiser seg i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte. Dette gjøres av leder, saksbehandler og arkivtjenesten i ESA som en del av registreringen av sakens dokumenter og saksframlegget (jfr. rutine for postbehandling).

6

Politisk sekretariat ferdigstiller møteinnkallingen til nytt møte med alle saksframlegg og vedlegg, sørger for kopiering/trykking og sender papirene ut til utvalgets politikere.Noen mottar møteinnkallinger på mail, andre får det via postgang.

Politisk sekretariat har ansvar for at kommunens adresseetiketter til en hver tid er oppdatert.

7

Politisk sekretariat sender ut tilleggssaksliste dersom dette er nødvendig

SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL

8

Politisk sekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i sak/arkivsystemet.

Politisk sekretariat er representert i møtet. Den endelige møte-protokollen blir laget direkte i møtet på grunnlag av utkastet eller etter møtet på grunnlag av føringer gjort i møtet og som er godkjent av ordfører/utvalgets leder.

9

Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages også i ESA umiddelbart etter at møteprotokollen er godkjent og ferdig. Saksprotokollene blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsak i ESA.

10

Originalsignert møteprotokoll med saksprotokoller inngår i møtebok.

11

Når saken er ferdig behandlet gis saksbehandler beskjed om å effektuere vedtaket, dvs. sende ut brev med melding om vedtak. (Se steg 13)

Arkivtjenesten

12

Ferdigbehandlede saker ekspedere fra politisk sekretariat til saksbehandlerne ved de forskjellige etatene.

EFFEKTUERING AV VEDTAK

Saksbehandler

13

Får saken i retur fra politisk sekretariat med beskjed om å effektuere vedtaket.

Sender brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet. (Jfr. steg 3). Saksbehandler skal i brevet informere om klagemuligheter og -kanaler. Følgende standard formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

• Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må være skriftlig og begrunnet, den må være Bø kommune i hende innen 3 uker etter at dette brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er en uttalelse i saken. Endelig vedtak blir gjort av Kommunestyret. Ev. klage skal stiles til: Bø kommune. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.
• Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

14

For utsending og arkivering av partsbrev, se rutinebeskrivelser for håndtering av post annet sted i denne arkivplanen.

BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER

Politisk sekretariat

15

Saks- og møteprotokoller tas ut på godt papir (konf. §2-12 i forskrift om off.arkiv.), originalsigneres og oppbevares på en slik måte at arkivtjenesten lett kan behandle dem som møtebok iht. beskrivelse i arkivplanens arkivseriedel.

Det er de komplette møteprotokollene i kronologisk rekkefølge som bindes inn som møtebok.

Arkivtjenesten

16

Oppbevarer møtebøker, sørger for innbinding og overføring til bortsettingsarkiv/arkivdepot. For konkrete bestemmelser om innbinding og overføring, se arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlige arkiv §3-14.