|
Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter. Arkivordning i kommunen bygger på fireårige arkivperioder (jfr. journalperioder), som i hovedsak samsvarer med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Alle arkivskapere og journalenheter skal følge denne periodedelingen. Alt arkiv fra før 2000 er i depot. Med unntak av Formannskap- og kommunestyreprotokoller som stopper i 1964/65. Protokoller etter den tid er i bortsettingsarkivet. Arkiv etter 2000 er i bortsettingsarkivet i kjelleren. Arkiv fra Helse- og sosialetaten er fremdeles på Bøheimen. Det arbeides imidlertid for å få flyttet det over til rådhuset/brannstasjonen. Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperiodene. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal det avsluttede arkivet fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to eller flere perioder i bortsettingsarkivet, skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot (fjernarkiv). Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares. Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt. |