|
Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, se depotlokaler, og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se: Innsyn i journal Bø kommune har opprettet sitt eget depot - lokalisert i 2. etasje på Brannstasjonen. Elektronisk arkiv skal sendes til depot hos Arkiv i Norland. Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos lederen for depot-tjenesten, som er arkivlederen. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet, henvises det til: Avleveringsbestemmelser depot De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv Nordland normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre: papirmateriale og elektroniske personregistre |