Arkivtjenestens oppgaver og ansvar

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker."

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i kommunen er organisert sentralisert med arkivleder som faglig ansvarlig. Personalet som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten.

Ansvarlig

• Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
• Arkivleder skal påse at arkiv-virksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
• Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Arbeidsoppgaver

• Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
• Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
• Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
• Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
• Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
• Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
• Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
• Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
• Ansvar for avlevering av elektronisk arkiv til depot i Arkiv i Nordland.

Arkivmedarbeider er
ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter arkivansvarliges anvisning eller instruks.

Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.

Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen.

Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon enten den er papirbasert, elektronisk eller forefinnes og oppbevares i andre former eller med andre medier.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Arkivtjenestens ansvar for utførelse av oppgavene er å:

• sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
• registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
• sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
• sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
• sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.