|
Avtaler og kontrakter er i juridisk forstand en skriftlig eller muntlig overenskomst mellom to eller flere parter om forhold av rettslig karakter. Det brannsikrede og låsbare avtaleregisteret skal dermed sikre en forsvarlig oppbevaring av dokumenter som har betydning for Marker kommune for senere gjenfinning med tanke på å sikre autentisitet. I tillegg til kontrakter og avtaler, oppbevares enkelte skjøter, målebrev, grunnboksopplysninger og bankgarantier. Alle avtaler blir registrert i sak/arkivsystemet etter K-koder i gule saksomslag med sakstittel identisk med den elektroniske saksmappen. Det noteres på saksmappen hvilket sakssystem avtalen er registrert i med tanke på senere gjenfinning. Dette ble tatt i bruk høsten 2006. Det er fra tidligere arkivert avtaler/verdipapirer i permer med plastomslag som også er plassert i avtaleregisteret etter at de tidligere hadde vært arkivert i safen på rådmannskontoret. Dette består også av avtaler som har historisk verdi og gjelder fram til 2006. Avtaler som mottas elektronisk blir ikke utkjørt og arkivert på papir. Dette er i tråd med arkivforskriftens §2-13 om at saksdokument i offentlige arkiv kan lagres elektronisk under forutsetning at det blir brukt fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren. |