|
Postbehandling Gode postrutiner hvor en har god oversikt over inn- og utgående dokumenter er et viktig ledd i god forvaltningsskikk. En slik oversikt skal vise hva som er skjedd i en sak og sørge for at kommunens innbyggere og kommunen selv får ivaretatt sine interesser på en forsvarlig måte. Følgende prosedyrer må gjennomføres i mottaksfasen når post ankommer til rådhuset:
- Grovsortering av den på Servicetorget som mottar post. Reklame blir lagt rett i posthyller til virksomhetene.
- Resten leveres til arkivet som foretar poståpning i skjermet rom.
- Fakturaer legges for skanning til økonomikontoret.
- Brev med sensitivt innhold blir tapet igjen.
- Sorterer ut journalverdig post. Dersom det er usikkert om brev skal føres eller ikke, sendes det med beskjed til saksbehandler om å returnere til arkivet dersom brev skal føres.
- Post som skal føres blir registrert i ACOS WebSak (Basis) av enten arkivansvarlig eller arkivmedarbeider.
- Papirdokumenter overføres til elektronisk format med hjelp av skanning. (Utføres av arkivet)
- Papiroriginal tas vare på i sentralarkivet en stund før makulering, eller legges til saksbehandler dersom dokumentet skal arkives i fagarkiv (skole, personal, plan og byggesak).
Tidligere åpnet arkivet all post, men følgende etater får nå posten sin uåpnet: · Psykisk helse · Barnevern · Helsestasjon . Kommunelegen · Fysioterapeut - Omsorg |
|